Maîtrisez vos risques avec une veille réglementaire HSE performante et un pilotage expert de vos exigences

La veille réglementaire HSE sert principalement à recenser tous les textes et exigences réglementaires qui touchent une activité industrielle en matière de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité, et ce dans une optique de gestion de conformité de l’entreprise. En effet, au-delà de connaître la liste des exigences réglementaires qui s’appliquent à elle, une entreprise sera surtout intéressée de savoir si elle est conforme ou non à celles-ci et, en cas de réponse négative, de pouvoir définir un plan d’action adapté.

Quelques chiffres sur la veille réglementaire

Les textes réglementaires sont très nombreux en France, plus de 3 000 exigences réglementaires applicables (en général entre 2 500 et 3 500 exigences ; un texte contenant en général plusieurs exigences réglementaires). Une exigence étant définie comme une partie homogène d’un texte ou d’un de ses articles explicitant une obligation particulière‍

De plus, généralement 30 % des textes applicables et 15% des exigences applicables sont modifiés chaque année, nécessitant une veille permanente.

Or une non-conformité peut avoir des conséquences variables pour l’entreprise : de la simple amende jusqu’à l’arrêt d’exploitation en passant par des circonstances aggravantes ou la non-indemnisation en cas d’accident ou de sinistre.

Pour les entreprises concernées, la mise en place d’un système de management de type ISO 14 001, ou ISO 45001, implique un suivi régulier des évolutions réglementaires. Dès lors, il apparait indispensable de s’organiser pour mettre en place une véritable veille réglementaire à la fois efficace, pragmatique et pérenne.

Étape 1 : Sélectionner ses sources d’information

Il est prudent de consulter plusieurs sources externes, notamment les sources officielles et celles de spécialistes métier. Par exemple, le site Legifrance répertorie les lois, les décrets, les codes et les arrêtés nationaux. Le site du JO (Journal Officiel de la République Française) permet de consulter et d’être informé des actualités législatives et réglementaires en France. En ce qui concerne les BO (Bulletins Officiels des différents ministères), ils reprennent tous les textes classés par domaine. Il faudra sélectionner les ministères travaillant dans les domaines de la santé, la sécurité, l’environnement et l’énergie (par exemple : BO du ministère de l’écologie, du développement durable et de l’énergie).

Étape 2 : Analyser et sélectionner les textes potentiellement applicables

Un premier tri peut généralement être effectué en observant le titre de chaque texte et en vérifiant l’organisme à l’origine de sa publication.

Étape 3 : Approfondir l’analyse en résumant chaque texte

Lors de cette étape, se poser les questions suivantes : Quelle est la portée réglementaire générale de ce texte ? C’est-à-dire : qu’est-ce que ce texte impose au(x) site(s) ? Quelles en sont les principales dispositions ? Quel est son délai d’application ?

Étape 4 : Identifier les exigences applicables à chaque site

Cette étape consiste à sélectionner les exigences réellement applicables au(x) site(s) au sein de chacun des textes qui concernent ce(s) site(s).

Étape 5 : Progresser vers votre mise en conformité

C’est l’analyse (audit réglementaire), exigence par exigence, de la conformité du/des site(s). L’objectif est de connaître son état de conformité afin d’identifier les actions requises pour une meilleure mise en conformité.

Le module Veille Réglementaire de Tennaxia permet de réaliser simplement et sereinement ces étapes et de répondre à la difficulté particulière des modifications de texte.

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La gestion d'une veille sur plusieurs périmètres géographiques ou industriels nécessite une centralisation des données couplée à une animation locale. Pour réussir ce défi, il est indispensable de s'appuyer sur un système de veille réglementaire collaboratif.

Voici les piliers d'une gestion multi-sites efficace :

• Centraliser pour harmoniser : Plutôt que de multiplier les veilles isolées, l'utilisation d'une plateforme unique permet de diffuser un socle commun de textes légaux applicables à l'ensemble du groupe, tout en filtrant les spécificités locales.
• Responsabiliser les acteurs locaux : Les responsables QHSE de chaque site doivent avoir un accès direct aux exigences qui les concernent. Cela leur permet d'évaluer leur conformité de manière autonome tout en bénéficiant d'un décryptage expert harmonisé au niveau national ou international.
• Piloter par la donnée : Un pilotage efficace passe par une vue consolidée. La Direction HSE doit pouvoir suivre l'avancement des plans d'actions de chaque site en temps réel pour identifier les risques critiques à l'échelle de l'entreprise.

L'avantage de la solution Tennaxia pour le multi-sites

Notre solution est spécifiquement conçue pour répondre à cette complexité. Elle permet de déployer un référentiel commun tout en gérant les particularités de chaque site.

Grâce aux tableaux de bord consolidés, vous ne perdez plus de temps à compiler des fichiers Excel disparates. Vous offrez à vos responsables QHSE un outil performant qui facilite la saisie de leurs plans d'actions et garantit que chaque entité reste alignée sur les dernières évolutions des textes légaux. Avec Tennaxia, la cohérence de votre politique HSE est assurée, quel que soit le nombre d'implantations.

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