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🔎 Puntos clave
Para proteger la salud y la seguridad de los trabajadores y garantizar el seguimiento de la prevención de riesgos en la empresa, el empleador debe establecer y completar periódicamente varios registros. En este artículo, encontrará los registros y documentos obligatorios en SST:
- el registro de seguridad;
- el documento único de evaluación de riesgos laborales (DUERP);
- el registro de peligros graves e inminentes;
- las declaraciones de accidentes de trabajo;
- los documentos del médico del trabajo;
- las observaciones y requerimientos de la inspección de trabajo.
¿Qué es un registro de SST?
Los registros relacionados con la SST son documentos que contienen información exhaustiva para la prevención de riesgos en la empresa. Estos documentos son elaborados por el empleador y contienen, por ejemplo, los riesgos a los que están expuestos los trabajadores, las acciones de prevención de riesgos llevadas a cabo en la empresa, los informes de las verificaciones generales periódicas (VGP), los accidentes de trabajo, etc.
Estos registros constituyen herramientas esenciales para el seguimiento de la prevención de riesgos y para justificar el cumplimiento de la empresa.
🔍 Enfoque : Según el Código del Trabajo, los registros de SST pueden establecerse en diferentes formatos, como el papel o el digital. No obstante, el soporte elegido debe permitir obtener todas las menciones obligatorias sin dificultades de uso o comprensión y sin riesgo de alteración de la información contenida (Artículo D8113-2 del C. trav.).
Por otra parte, el mantenimiento adecuado de los registros de SST es obligatorio para poder justificar la conformidad de la empresa en materia de salud y seguridad laboral.
De hecho, durante sus visitas, los agentes de control de la inspección de trabajo deben tener acceso a los registros, certificados, instrucciones, resultados e informes relativos a la SST (Artículo L4711-3 del C. trav.).
📌 Nota: Como recordatorio, todos los certificados, títulos y acreditaciones relacionados con la formación en salud y seguridad impartida a sus empleados (como la formación contra incendios o la habilitación para el uso de los equipos enumerados en sus registros) deben centralizarse a partir de ahora en el Pasaporte de prevención de cada trabajador.
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Registro de seguridad
El registro de seguridad agrupa varios registros relacionados con la seguridad de los lugares de trabajo, las instalaciones y los equipos de trabajo en la empresa (Artículo L4711-5 del Código de Trabajo). Contiene, en particular:
- el registro de incendios;
- el registro eléctrico;
- el registro de verificaciones de los equipos de trabajo.
El registro de seguridad no es en sí mismo una obligación (Artículo L4711-5 del Código de Trabajo). Sin embargo, permite al empleador reunir varios registros obligatorios en un registro único para facilitar la conservación y consulta de esta información.
⚠️ Atención : Los certificados, instrucciones, resultados e informes relativos a las verificaciones y controles presentes en el registro de seguridad deben estar fechados e indicar la identidad de la persona u organismo encargado del control o la verificación (Artículo D4711-2 del Código de Trabajo).
Registro eléctrico
El registro eléctrico detalla la conformidad de las instalaciones eléctricas de la empresa. En él se mencionan los resultados de las verificaciones iniciales y periódicas de dichas instalaciones y contiene los justificantes de las obras y modificaciones realizadas (Artículo R4226-19 del Código de Trabajo). Su mantenimiento es obligatorio para todas las empresas que dispongan de instalaciones eléctricas.
Este registro también debe contener los informes elaborados por el organismo acreditado que haya realizado las verificaciones, en su caso.
Registro de incendios
El registro de incendios es un documento que detalla la prevención de riesgos de incendio en la empresa. Todas las empresas deben establecer este registro siempre que utilicen locales o edificios.
El registro de incendios contiene, en particular, las fechas de los simulacros periódicos realizados, las observaciones hechas durante las inspecciones periódicas del equipo contra incendios, el nombre de las personas a cargo del servicio de seguridad contra incendios, las instrucciones contra incendios o también las instrucciones de evacuación (Artículo R4227-39 del Código de Trabajo).
Registro de verificaciones periódicas e iniciales
El registro de verificaciones periódicas e iniciales contiene los resultados de las verificaciones obligatorias para los equipos de trabajo y las instalaciones (Artículo R4323-25 C. trav.).
Todas las empresas que utilicen equipos de trabajo sujetos a dichas verificaciones deben llevar este registro.
Otros registros
El registro de seguridad también puede incluir otros registros menos comunes, dependiendo del sector de actividad de la empresa.
Por ejemplo, puede contener las inspecciones relativas a las paredes y techos de pozos y galerías subterráneas (Artículo R4534-41 C. trav.).
Nota: en la práctica, estos registros suelen estar compuestos por documentos digitales (ej.: informes de control, seguimiento de la resolución de incidencias mediante hojas de cálculo o GMAO, actas de incendios, etc.).
Documento único de evaluación de riesgos profesionales (DUERP)
El DUERP constituye el documento de referencia para llevar a cabo un plan de prevención de riesgos laborales. Sirve como guía y permite un seguimiento claro de la evolución de la prevención en la empresa.
El DUERP contiene, en particular (Artículo L4121-3-1 C. trav.):
- los resultados de la evaluación de los riesgos profesionales;
- el plan de acción y las medidas de prevención;
- para empresas de al menos 50 empleados, el programa anual de prevención de riesgos laborales y mejora de las condiciones de trabajo (PAPRIPACT).
La elaboración del DUERP es una obligación para todas las empresas y debe actualizarse (Artículo R4121-2 del Código de Trabajo):
- al menos una vez al año en empresas de al menos once empleados;
- ante cualquier cambio importante en las condiciones de trabajo;
- cuando el empleador tenga conocimiento de información adicional sobre un riesgo laboral presente en la empresa.
🔍 Enfoque : El DUERP debe conservarse durante un periodo de 40 años y debe ponerse a disposición, en particular, de los trabajadores y antiguos trabajadores, de los miembros del CSE, del servicio de prevención y salud laboral (SPST) y de la inspección de trabajo (Artículo R4121-4 C.trav.).
🚨 Atención: Obligación de digitalización en el portal nacional (Actualización 2026)
Más allá de las normas de actualización, la obligación de archivo del DUERP ha dado un paso histórico. De conformidad con la ley de Salud Laboral, todas las empresas tienen ahora la obligación de depositar el DUERP, así como todas sus versiones sucesivas, en un portal digital nacional oficial. Esta medida, que se ha implementado de forma progresiva, entró en vigor a más tardar el 1 de julio de 2026 para las empresas de menos de 150 empleados. A partir de ahora, independientemente del tamaño de su estructura, el simple almacenamiento local (en un ordenador o en un archivador de papel) ya no es suficiente: la digitalización en este portal estatal es obligatoria para garantizar la trazabilidad de las exposiciones durante 40 años.
Documentos relativos a los accidentes laborales
Declaración de accidente laboral
Cuando un accidente laboral conlleva una baja médica o requiere atención médica, el empleador debe declararlo a la Caja Primaria de Seguro de Enfermedad (CPAM) en un plazo de 48 horas (Artículo R441-3 CSS) o la MSA (Mutualité Sociale Agricole) para el régimen agrícola.
⚠️ Atención : Las copias de estas declaraciones de accidente de trabajo deben ser conservadas obligatoriamente por el empleador durante al menos cinco años (Artículo D4711-3 C. trav.).
Asimismo, el empleador debe entregar una hoja de accidente a la víctima para que pueda ser indemnizada (Artículo L441-5 CSS.).
Registro de accidentes leves
El registro de accidentes leves recoge todos los accidentes que no conllevan ni baja laboral ni atención médica.
Los empleadores autorizados a llevar este registro deben cumplir las siguientes condiciones (Artículo D441-1 C. trav.):
- contar permanentemente en la empresa con un médico, un farmacéutico, un enfermero titulado o una persona encargada de una misión de higiene y seguridad;
- disponer de un puesto de primeros auxilios;
- disponer de un CSE.
Para estos empleadores, cuando ocurre un accidente laboral que no conlleva ni baja médica ni atención sanitaria, pueden sustituir la declaración de dicho accidente por un registro en el libro de accidentes leves (Artículo L441-4 del Código de la Seguridad Social). No obstante, el empleador debe informar al CSE.
🔍 Enfoque : Cuando un accidente anotado en el registro de accidentes leves derive posteriormente en una baja laboral o requiera atención médica, el empleador deberá declarar el accidente ante la CPAM.
Registro de peligros graves e inminentes y registro de alertas en materia de salud pública y medio ambiente
Registro de peligros graves e inminentes
El registro de peligros graves e inminentes recoge los riesgos comunicados al empleador por un miembro del comité social y económico (CSE) (Artículo L4132-2 del Código de Trabajo). El aviso del miembro del CSE debe estar fechado y firmado, y debe indicar (Artículo D4132-1 del Código de Trabajo) :
- los puestos de trabajo afectados por el peligro detectado;
- la naturaleza y la causa de dicho peligro;
- el nombre de los trabajadores expuestos.
Las páginas del registro deben estar numeradas y autenticadas con el sello del CSE.
Registro de alertas en materia de salud pública y medio ambiente
El registro de alertas en materia de salud pública y medio ambiente contiene las alertas notificadas ya sea por un trabajador o por un miembro del CSE (Artículo D4133-1 C. trav.).
Las páginas de este registro deben estar numeradas.
La alerta consignada en este registro debe estar fechada y firmada, y debe indicar:
- los productos o procesos de fabricación que presenten un riesgo grave para la salud pública o el medio ambiente;
- en su caso, las posibles consecuencias para la salud pública o el medio ambiente;
- cualquier otra información útil para la evaluación de la alerta consignada.
Documentos del médico del trabajo
Los documentos elaborados por el médico del trabajo permiten realizar un seguimiento del estado de salud de los trabajadores y mejorar la prevención de los riesgos laborales. Por tanto, se consideran documentos esenciales en materia de SST.
Documentos relativos al seguimiento médico
Las certificaciones de seguimiento individual del estado de salud son expedidas por el profesional sanitario del servicio de prevención y salud laboral tras cualquier visita de información y prevención (VIP) de los trabajadores (Artículo R4624-14 C. trav.). Para los trabajadores bajo seguimiento individual de su estado de salud, el médico del trabajo puede emitir un dictamen de aptitud o de incapacidad.
Ficha de empresa del médico del trabajo
La ficha de empresa es elaborada por el médico del trabajo (Artículo R4624-46 C. trav.). Contiene, en particular, los riesgos profesionales y el número de empleados expuestos a ellos. Se transmite al empleador y se presenta al CSE junto con el informe anual.
Observaciones y requerimientos de la inspección de trabajo
El empleador debe conservar las observaciones y requerimientos de la inspección de trabajo en materia de SST (Artículo L4711-2 C. trav.).
El empleador también debe conservar las observaciones y requerimientos relativos a las verificaciones y controles de los últimos cinco años (Artículo D4711-3 C. trav.).
¿Desea saber más? Descubra nuestro artículo sobre los responsabilidades del empleador en materia de salud y seguridad laboral.