Best Practices für die Erfassung Ihrer CO2-Daten

Seit der Einführung der ersten CO2-Bilanzen stehen Unternehmen bei der Datenerhebung für die Berechnung ihrer Treibhausgasemissionen (THG) häufig vor zahlreichen Herausforderungen.

Es gilt, eine Vielzahl von Daten aus unterschiedlichsten Quellen zu verarbeiten, deren Zuverlässigkeit oft stark variiert.

Um eine verwertbare CO2-Bilanz zu erhalten, muss jedes Unternehmen ein Modell und eine Struktur für die Datenerfassung finden, die auf seine Größe, seinen Sektor und sein Geschäftsmodell zugeschnitten sind.Da das Thema für jeden individuell ist, gestaltet sich der Ansatz komplex. Daher beobachten wir einen zunehmenden Austausch innerhalb spezialisierter Strukturen wie der APCC oder dem C3D, die den Erfahrungsaustausch über bewährte Verfahren zur Dekarbonisierung fördern, sowie der ABC, die die Bilan-Carbone-Methodik pflegt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Bei Tennaxia stellen wir fest, dass die historisch genutzten Tools für das Klimamanagement in Unternehmen den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Sie bremsen die Fähigkeit der Organisationen, ihre selbst gesteckten Ziele zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks zu erreichen.

Seit Jahren beobachten wir, wie Unternehmen eigene Lösungen oder Excel-Dateien entwickeln, die mit dem Wachstum des Unternehmens zu wahren bürokratischen Monstern werden und eine Zusammenarbeit über endlose E-Mail-Schleifen erfordern. Die Einführung der CSRD, die die Erhebung und Verarbeitung neuer Daten zu den Auswirkungen der Unternehmen erfordert, droht diese Tools und internen Abstimmungsprozesse noch weiter zu verkomplizieren.

Es ist daher an der Zeit, die Datenerfassung zur Messung der CO2-Bilanz grundlegend zu überdenken. Ziel muss ein zuverlässiges, zukunftsfähiges und effizientes System sein, das mit dem Unternehmen wächst und es konkret bei der Umsetzung seines Dekarbonisierungsplans unterstützt.

Das Thema ist umfangreich: Governance, Tools, Kollaborationsprozesse, Datenqualität, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben usw. 

Die ersten Fragen, die Sie sich stellen sollten, lauten daher:

• Wo befinden sich die Aktivitätsdaten?
• Wer hat Zugriff darauf?
• Wie lassen sie sich erfassen?
• Wo sollen sie zentralisiert werden?
• Sind sie zuverlässig?
• Sind sie verwertbar?

Governance als Grundpfeiler der Datenerfassung

Damit eine Strategie zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks erfolgreich ist, bedarf es vor allem des echten Willens der Unternehmensführung, ein solides Datenerfassungssystem zu etablieren, das die Basis für konkrete Maßnahmen bildet.

Erfassungsplan festlegen

Eine CO2-Bilanz muss im Hinblick auf Ziele, Organisation, Budget, Tools und Zeitrahmen durchdacht werden.

Warum möchte das Unternehmen seine CO2-Bilanz erstellen? Diese Entscheidung hilft dabei, die zu fokussierenden Scopes festzulegen und im Vorfeld zu bestimmen, welche Daten erhoben werden müssen.

Das Budget (und wir sprechen hier zunächst nur vom Budget für die Datenerfassung) bestimmt auch das zuständige Team und die Tools, die zur Optimierung der Erfassung eingesetzt werden können. Das Tool ist zweifellos ein zentrales, wenn nicht sogar das wichtigste Element der Datenerfassung.

Der Zeitrahmen hängt oft von externen Faktoren ab, insbesondere von gesetzlichen Verpflichtungen. Das Unternehmen kann jedoch die Häufigkeit der Erfassung basierend auf regulatorischen und organisatorischen Anforderungen festlegen.

Schließlich gilt es, die organisatorische Seite zu betrachten 👇

Die richtigen Ansprechpartner identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, das Team zu definieren, das für die Erstellung der unternehmensweiten CO2-Bilanz und die Datenerhebung verantwortlich ist – sowohl intern als auch bei externen Stakeholdern (Lieferanten, Dienstleister usw.) – und anschließend das passende Tool zu nutzen, um die Informationen aus diesen verschiedenen Quellen zu zentralisieren.

Interne Stakeholder

Die Rollenverteilung ist ein wesentlicher Faktor. Es gilt, den „Schlüsselverwalter“ zu finden: die Person, die die Datenerfassung bei allen Beteiligten steuert und zentralisiert und jederzeit einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand der Erfassung hat.

In Unternehmen, die bereits Erfahrung mit der Analyse ihres CO2-Fußabdrucks haben, übernimmt diese Rolle häufig die Leitung der CSR-Abteilung. Auch externe Beraterteams können diese Aufgabe ganz oder teilweise übernehmen.

Doch Vorsicht: So wichtig diese Position auch ist, die für die Projektleitung benannte Person ist nicht allwissend. Sobald sie die Liste der zu erhebenden Daten erstellt hat, muss sie in jeder Abteilung bzw. an jedem Standort die richtigen Ansprechpartner identifizieren, die in der Lage sind, die für die CO2-Bilanz erforderlichen Informationen bereitzustellen.

Dieser Schritt ist entscheidend, um eine Delegationskette zu vermeiden, die die Verantwortung der einzelnen Akteure de facto verwässert und sich zwangsläufig auf die Quantität und Qualität der erhobenen Daten auswirkt.

Das ideale Tool ermöglicht es Ihnen, alle diese Mitwirkenden in eine kollaborative Plattform einzubinden und sie bei jeder neuen Erfassung über personalisierte Formulare, die direkt aus der Plattform heraus versendet werden, einzubeziehen. Das Tool zentralisiert alle Daten bereits während der Erfassung und verarbeitet sie laufend.

Externe Stakeholder

Diese Übung muss auch mit allen Stakeholdern durchgeführt werden, deren Rolle die CO2-Bilanz des Unternehmens beeinflusst. Dabei handelt es sich hauptsächlich um diejenigen, die einen direkten Einfluss auf den Scope 3 des Unternehmens haben.

Grundsätzlich macht Scope 3 den größten Teil der Treibhausgasemissionen eines Unternehmens aus, oft sogar mehr als 90 % der CO2-Bilanz. Dies gilt insbesondere für viele Tennaxia-Kunden, für die die Einbindung ihrer Wertschöpfungskette bei der Erstellung ihrer CO2-Bilanz entscheidend ist. Die Identifizierung eines zuverlässigen Ansprechpartners bei Dienstleistern und Lieferanten ermöglicht eine bessere Datenerfassung und im Nachgang die Umsetzung effizienterer Dekarbonisierungsmaßnahmen.

Ebenso werden diese Daten in Tennaxia ESG integriert, nach Quellen nachverfolgt und unmittelbar den entsprechenden Emissionsfaktoren zugeordnet.

Alle Akteure einbeziehen

Eine gute Governance hat auch die Aufgabe, die Einbindung der verschiedenen Akteure sicherzustellen, indem ihnen die Hintergründe und Ziele eines CO2-Bilanzierungsprojekts konkret erläutert werden.

Diese Einbindung ist sowohl für die Datenerfassungsphase als auch für die spätere Umsetzung der Dekarbonisierungsprojekte im Unternehmen unerlässlich.

Man darf nie vergessen, dass die Datenerhebung ein Projekt ist, an dem viele Personen beteiligt sind, für die dies nicht zu ihren Hauptaufgaben gehört. Ein informierter Akteur ist daher eher bereit, aktiv und qualitativ hochwertig zur Erfassung der CO2-Daten beizutragen.

Datenqualität als zentrales Element einer langfristig nutzbaren CO2-Bilanz

Daten identifizieren

Es versteht sich von selbst, dass man sich nicht kopfüber in ein CO2-Bilanzierungsprojekt stürzen sollte. Eine lange Phase der Konzeption und Analyse ist im Vorfeld notwendig. Sie erfordert fundierte und spezialisierte Kenntnisse über die Abläufe im Unternehmen. Selbst erfahrenste Teams ziehen zumindest bei der ersten Durchführung spezialisierte Berater hinzu, die sie in dieser Phase unterstützen können.

Je nach gesetzten Zielen geht es darum, eine vollständige Liste der Aktivitätsdaten nach Scopes zu erstellen und diese mit geeigneten Emissionsfaktoren zu verknüpfen, um die für jedes Element generierten Emissionsmengen präzise messen zu können.

Jeder Datensatz muss einem Produktionsstandort, einem Dienstleister usw. zugeordnet werden, damit später nachvollziehbar ist, wer über die Informationen verfügt und zur Datenerfassung beitragen kann.

Die Menge der zu erfassenden Daten kann immens erscheinen. Daher ist es wichtig, zunächst methodische Entscheidungen zu treffen, um die wichtigsten Emissionsquellen zu bestimmen, die Sie abbilden möchten, sowie den gewünschten Detaillierungsgrad der Aktivitätsdaten festzulegen.

Wir empfehlen Ihnen einen iterativen Ansatz. Beginnen Sie mit der Identifizierung der wichtigsten Daten und verfeinern Sie anschließend die zentralen Emissionsquellen durch eine höhere Granularität. Sie können diese Analyse im Laufe der Jahre und mit jeder neuen CO2-Bilanz verfeinern, um Ihren Handlungsspielraum zu erweitern. Mit dieser Methode erhalten Sie eine Matrixansicht Ihrer wichtigsten Treibhausgasemissionsquellen und können gezielt Maßnahmen ergreifen, die einen wesentlichen Einfluss auf Ihre CO2-Bilanz haben.

Um diesen Schritt zu erleichtern, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine Plattform verfügen, die Sie bei diesem Mapping und dem für die Nutzung Ihrer CO2-Bilanz erforderlichen Detaillierungsgrad unterstützt.

Tools wie Tennaxia ESG ermöglichen es, diese Liste einfach zu erstellen und jedem erfassten Datensatz den entsprechenden Emissionsfaktor zuzuordnen. Eine umfangreiche Datenbank mit Emissionsfaktoren (einschließlich der von ADEME) ist nativ im Tool integriert und wird regelmäßig aktualisiert. Es ist zudem möglich, branchenspezifische oder maßgeschneiderte Emissionsfaktoren zu importieren.

Qualitätsdaten erfassen

Daten sind nur dann sinnvoll, wenn sie verwertbar sind. Das wichtigste Kriterium für die Verwertbarkeit von Daten ist ihr Wert.

Bei Tennaxia empfehlen wir unseren Nutzern nachdrücklich, wann immer möglich den physischen Ansatz dem monetären Ansatz vorzuziehen.

Der monetäre Ansatz besteht darin, monetäre Quelldaten, beispielsweise aus Ihrer Bilanz oder Ihren Energierechnungen, mithilfe eines monetären Emissionsfaktors (in kgCO2e/€) in CO2-Emissionen umzurechnen.

Der physische Ansatz hingegen stützt sich auf physische Daten (zurückgelegte Kilometer, gekaufte Materialtonnen), um die Treibhausgasemissionen zu ermitteln.

Der monetäre Ansatz mag einfacher erscheinen. Es geht deutlich schneller, eine CO2-Bilanz allein auf Basis der Buchhaltung zu erstellen. Er ist jedoch weitaus weniger zuverlässig. Monetäre Daten lassen keine präzisen Handlungshebel erkennen. Die einzige Lösung, die sich daraus ergibt, wäre, weniger oder günstiger einzukaufen, was selten zu einer tatsächlichen Emissionsreduzierung führt. Geringere Materialausgaben bedeuten nicht zwangsläufig einen geringeren Verbrauch, insbesondere in Zeiten der Inflation. Die CO2-Bilanz folgt der Preisentwicklung, was eine Steuerung im Zeitverlauf unmöglich macht.

Die ABC empfiehlt daher, konsequent physische Flussdaten zu verwenden, um Unsicherheiten bei der Berechnung der CO2-Emissionen zu begrenzen. Diese Methode ist heute ein anerkannter Qualitätsstandard für die Erstellung einer CO2-Bilanz.

Wir sind zudem der Meinung, dass der monetäre Ansatz kein unabwendbares Schicksal ist. Dank moderner Tools sind wir davon überzeugt, dass es möglich ist, hochwertige physische Daten zu erhalten, die präzise und detaillierte Handlungshebel ermöglichen. Genau mit diesem Ziel haben wir das Erfassungsmodul unserer ESG-Softwareentwickelt. Wir stellen alle notwendigen Tools bereit, um Daten kollaborativ und mit automatisierter Verarbeitung zu erfassen, was den Zugang zu hochwertigen Daten und deren Nutzung vereinfacht.

Wir sind uns jedoch bewusst, dass es angesichts der Menge der zu erfassenden Daten utopisch wäre, von einer durchgehend gleichbleibenden Qualität auszugehen. Nur wenn keine konkreten Daten erhoben werden konnten, sollte auf Extrapolation zurückgegriffen werden. Monetäre Daten können dann ebenfalls herangezogen werden, wenn keine zufriedenstellende Alternative verfügbar ist.

In diesem Rahmen ermöglichen wir es Ihnen, Unsicherheitsgrade mit Ihren verschiedenen Daten zu verknüpfen, um bei der Analyse besser identifizieren zu können, welche Informationen aus extrapolierten Daten stammen und somit weniger zuverlässig sind.

Durch die Anwendung der zuvor erwähnten iterativen Methode können Sie zudem bei jedem neuen Geschäftsjahr die Qualität der erhobenen Daten schrittweise verbessern, um den Unsicherheitsgrad Ihrer Treibhausgasemissionsanalyse kontinuierlich zu verringern.

Das richtige Tool zur Erfassung von CO2-Daten wählen

Auswahlkriterien festlegen

Das Tool zur Erfassung Ihrer Aktivitätsdaten ist ein Schlüsselelement für eine zuverlässige und nutzbare CO2-Bilanz, ohne dass Sie dafür unverhältnismäßig viel Zeit und Energie aufwenden müssen. Die Funktionen müssen es Ihnen ermöglichen, alle zuvor genannten Herausforderungen zu bewältigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das ideale Tool Folgendes bieten sollte: 

• Effektive Zusammenarbeit mit allen Akteuren Ihres Klimaplans, auch extern über Fragebögen

• Zuweisung eines Verantwortlichen für die Datenerfassung in jedem Bereich

• Abbildung all Ihrer Datenquellen

• Kontinuierliche Erfassung und Verarbeitung der Daten

• Bestimmung der Datenqualität durch Zuweisung eines Unsicherheitsgrades

• Verknüpfung aller Daten mit einem entsprechenden, regelmäßig aktualisierten Emissionsfaktor

• Gewichtung der Daten durch erweiterte Verarbeitungsregeln (Bonus/Malus)

• Rückverfolgbarkeit der erfassten Daten zur Prüfung der Herkunft und Gewährleistung der Auditierbarkeit

Nur unter dieser Voraussetzung verfügen Sie über eine ausreichend fundierte und qualitativ hochwertige CO2-Datenbank, um Ihre zukünftigen Dekarbonisierungsmaßnahmen erfolgreich umzusetzen.

Beachten Sie zudem, dass ein gutes Datenerfassungsmodul unbedingt flexibel sein muss. Ihr Unternehmen wird sich weiterentwickeln. Es kann neue Standorte integrieren, neue Produkte einführen oder sich an neue gesetzliche Rahmenbedingungen anpassen müssen. Das Tool muss daher in der Lage sein, Daten in Euro, kg, kWh zu erfassen oder sich bei Extrapolationen an statistische Ansätze anzupassen.

Gehen Sie davon aus, dass ein gutes Modul eines ist, das nicht im Voraus weiß, welche Daten es erfassen wird, sich aber dennoch an jede einzelne anpassen kann.

Das Erfassungsmodul von Tennaxia

Mit dem Erfassungsmodul der Tennaxia ESG-Software können Sie Erhebungskampagnen mithilfe personalisierter Fragebögen erstellen. Diese werden an alle Stakeholder gesendet, die über die für Ihre CO2-Bilanz erforderlichen Aktivitätsdaten verfügen.

Ein Datenflusssystem ruft die erfassten Daten ab und verknüpft sie automatisch mit dem von Ihnen hinterlegten Emissionsfaktor, um die Informationen in verursachte CO2-Emissionen umzurechnen. Alle erfassten Daten werden in einem Analysemodul zentralisiert, das Ihnen einen umfassenden Überblick über die Treibhausgasemissionen Ihres Unternehmens bietet.

Sie haben zudem die Möglichkeit, die Daten nach Emissionsstandort, Erfassungsdatum, betroffener Produktgruppe usw. zurückzuverfolgen, wodurch Ihre CO2-Analyse vollständig auditierbar wird.

Schließlich ermöglicht Ihnen das Tool, Ihre Erhebungskampagnen auf einen Blick zu verfolgen und Datenlücken zu identifizieren. Die Beteiligten werden automatisch erinnert, um fehlende Daten nachzureichen.

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CSRD und ESG-Daten: Eine neue Herausforderung bei der Datenerfassung

Die Einführung der CSRD verstärkt die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Daten über ein dediziertes Tool zu erfassen. Die CSRD und die Berücksichtigung von ESG-Indikatoren werden die Menge der von Unternehmen zu erhebenden Daten vervielfachen. Zudem erfordert sie die Einbeziehung zahlreicher neuer Umrechnungsfaktoren (Auswirkungen auf die Biodiversität, Flächennutzungsgrad usw.).

Ihre Excel-Tabelle zur CO2-Bilanzierung wird, so leistungsfähig sie auch sein mag, schnell unübersichtlich und bietet Ihnen vor allem keine klare Sicht auf Ihre Auswirkungen. Die Wirksamkeit Ihrer Dekarbonisierungs- oder Reduktionsmaßnahmen wird dadurch erheblich beeinträchtigt.

Die effektive Messung Ihrer Maßnahmen kann zu einer echten Herausforderung werden, wenn Sie beispielsweise durch die Reduzierung Ihrer CO2-Emissionen gleichzeitig Ihre Auswirkungen auf die Biodiversität erhöhen könnten. Nur ein Tool mit einer fortschrittlichen, leistungsstarken und flexiblen Regel-Engine kann Sie bei der Datenerfassung aktiv unterstützen und es Ihnen ermöglichen, die Daten anschließend sinnvoll auszuwerten.

Das Erfassungsmodul der CO2-Bilanz-Plattform von Tennaxia ESG ist darauf ausgelegt, sich an all diese Szenarien anzupassen. Es ermöglicht, einen einzelnen Datenpunkt aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, indem ihm mehrere Umrechnungsfaktoren zugeordnet werden. Dies vereinfacht Ihre zukünftigen Analysen und Maßnahmen zur Reduzierung Ihrer sozialen und ökologischen Auswirkungen erheblich.