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La norma ISO 14001 invita a las empresas a identificar los requisitos aplicables a sus actividades y a actualizar esta información periódicamente. Este proceso de actualización se conoce comúnmente como Vigilancia normativa ISO 14001. Esta obligación de vigilancia normativa presente en la ISO 14001 también se incluye en los referenciales ISO 45001, ISO 50001 o MASE.
Descifrando los requisitos de la norma ISO 14001
La norma ISO 14001 exige que las organizaciones (empresas, administraciones públicas, etc.) identifiquen los requisitos aplicables a sus aspectos ambientales. En términos prácticos, para una empresa, esto implica listar los textos relacionados con el ámbito medioambiental que sean aplicables a sus actividades en sentido amplio, y extraer los requisitos que le conciernen. Por «requisito», debe entenderse aquellas partes del texto (capítulos, artículos, frases de un artículo, etc.) que constituyen una obligación que debe cumplirse.
La norma ISO 14001 recomienda incluso utilizar el término «obligaciones de cumplimiento» en lugar de la noción de requisitos y otros requisitos que se encuentra en la ISO 45001.
Estas obligaciones de cumplimiento pueden provenir de requisitos legales, como el Código de Medio Ambiente, pero también de requisitos suscritos de forma voluntaria, como los compromisos de desempeño ambiental ante vecinos, asociaciones o clientes.
Vigilancia normativa ISO 14001: implementación
En coherencia con el alcance definido para el sistema de gestión ambiental, conviene proceder de la siguiente manera:
Paso n.º 1: elaborar la lista de textos aplicables e identificar los requisitos que deben cumplirse
Para realizar esta tarea, es necesario listar los textos aplicables en función de las actividades, los equipos y los productos. Un conocimiento preciso del centro de trabajo es indispensable para realizar un trabajo de calidad. Para los establecimientos sujetos a la legislación de instalaciones clasificadas (ICPE), conviene prestar especial atención al censo de los textos legales. Una vez recopilados los textos aplicables, se debe realizar un análisis detallado de los mismos para extraer e identificar los requisitos realmente aplicables.
Paso n.º 2: realizar la vigilancia normativa ISO 14001
La vigilancia consiste en actualizar la información recopilada en el paso n.º 1 en función de la evolución normativa, los compromisos suscritos voluntariamente y la propia actividad de la empresa (evolución de las actividades). Para llevar a cabo esta operación, es necesario acceder a un número significativo de fuentes de información. Por ejemplo, se deben consultar Legifrance, los boletines oficiales del Ministerio de Transición Ecológica y sus sitios web. Por lo general, en el ámbito de la protección y preservación del medio ambiente (agua, aire, suelo, residuos, ruido, ICPE, biodiversidad, etc.), es necesario consultar una veintena de fuentes de vigilancia.
Le aconsejamos revisar diariamente, o al menos semanalmente, las fuentes de vigilancia como el diario oficial para proceder a la selección de los textos aplicables. Esta acción debe permitir, en particular, identificar los textos importantes de aplicación inmediata. La fase siguiente, que consiste en un análisis profundo de los textos y sus impactos detallados para su centro, podrá realizarse con una frecuencia mensual o incluso trimestral.
Dada la gran cantidad de datos que se deben manejar, cada vez más empresas recurren a herramientas y/o servicios que permiten ganar en eficiencia y fiabilizar el proceso. Ofrecen un acceso permanente a información actualizada y comentada por especialistas.
Vigilancia normativa: puntos clave para una implementación eficaz
- La identificación de las fuentes de vigilancia: este trabajo preliminar es indispensable y debe realizarse con rigor; de lo contrario, la empresa podría pasar por alto una obligación de cumplimiento crítica. Las consecuencias, tanto a nivel de imagen como financiero, pueden ser significativas.
- El conocimiento de las actividades, productos y servicios de la empresa: la vigilancia debe adaptarse al contexto y a las particularidades de la organización. Es necesario identificar con precisión qué requisitos son de aplicación inmediata y cuáles son obligaciones legales aplicables a futuro.
- El acceso a los datos: dada la cantidad de requisitos aplicables que deben identificarse y mantenerse actualizados. En promedio, en el ámbito de la norma ISO 14001, una empresa debe cumplir cerca de 1000 requisitos (obligaciones de cumplimiento), y aproximadamente el 20% de ellos evoluciona cada año. Por ello, es fundamental contar con herramientas fiables y robustas para gestionar estos datos con eficacia.
- La organización establecida: el trabajo de vigilancia normativa requiere competencias jurídicas y técnicas. Debe llevarse a cabo con rigor y de forma periódica. La identificación de los textos «en proyecto», tanto a nivel europeo como nacional, es también un factor que las empresas no deben pasar por alto.
- El análisis de los textos: esta fase es primordial y debe realizarse con esmero. Este análisis debe permitir:
- comprender el sentido de la normativa cuando se trata de textos legislativos,
- identificar de forma concreta los impactos para la empresa,
- determinar las acciones inmediatas que deben implementarse para lograr el cumplimiento o las orientaciones estratégicas que se deben considerar.
- La elección de soluciones externas: en caso de recurrir a software y/o proveedores externos, es indispensable tener acceso directo a las fuentes (textos originales) para poder consultar la obligación legal de primera mano y evitar así imprecisiones o interpretaciones mejorables.
Para profundizar en la vigilancia normativa ISO 14001 / ISO 45001 / ISO 50001, le invitamos a consultar nuestro libro blanco « ¿cómo realizar correctamente su vigilancia normativa HSE?»
ISO 45001: norma relativa a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
MASE: Manual de Mejora de la Seguridad en la Empresa
ICPE: Instalaciones Clasificadas para la Protección del Medio Ambiente