Rechtskataster ISO 14001: Unsere Tipps für eine optimale Umsetzung

Die Norm ISO 14001 fordert Unternehmen dazu auf, die für ihre Aktivitäten geltenden Anforderungen zu ermitteln und diese Informationen regelmäßig zu aktualisieren. Dieser Aktualisierungsprozess wird allgemein als Regulatorische Überwachung nach ISO 14001bezeichnet. Diese in der ISO 14001 verankerte Pflicht zur regulatorischen Überwachung findet sich auch in den Normen ISO 45001, ISO 50001 sowie im MASE-Referenzsystem wieder.

Entschlüsselung der Anforderungen der Norm ISO 14001

Die Norm ISO 14001 verpflichtet Organisationen (Unternehmen, Kommunen usw.), die für ihre Umweltaspekte geltenden Anforderungen zu identifizieren. Konkret bedeutet dies für ein Unternehmen, alle umweltrelevanten Texte, die für seine Aktivitäten im weiteren Sinne gelten, aufzulisten und die für das Unternehmen relevanten Anforderungen herauszufiltern. Unter einer „Anforderung“ sind dabei die Teile eines Textes (Kapitel, Artikel, Sätze eines Artikels usw.) zu verstehen, die eine einzuhaltende Verpflichtung darstellen.

Die Norm ISO 14001 empfiehlt sogar, anstelle des Begriffs „Anforderungen und sonstige Anforderungen“, wie er in der ISO 45001 verwendet wird, den Begriff „Compliance-Verpflichtungen“ zu nutzen.

Diese Compliance-Verpflichtungen können sich aus gesetzlichen Anforderungen ergeben, wie etwa dem Umweltgesetzbuch, aber auch aus freiwillig eingegangenen Verpflichtungen, wie beispielsweise Zusagen zur Umweltleistung gegenüber Anwohnern, Verbänden oder Kunden.

Regulatorische Überwachung nach ISO 14001: Umsetzung

Im Einklang mit dem für das Umweltmanagementsystem festgelegten Geltungsbereich sollte wie folgt vorgegangen werden:

Schritt 1: Erstellung der Liste der geltenden Texte und Identifizierung der einzuhaltenden Anforderungen

Um diese Aufgabe zu erfüllen, müssen die geltenden Texte in Bezug auf die Aktivitäten, Anlagen und Produkte erfasst werden. Eine genaue Kenntnis des Standorts ist für eine qualitativ hochwertige Arbeit unerlässlich. Für Betriebe, die der ICPE-Gesetzgebung unterliegen, ist bei der Erfassung der Gesetzestexte besondere Sorgfalt geboten. Sobald die geltenden Texte zusammengetragen sind, ist eine detaillierte Analyse durchzuführen, um die tatsächlich relevanten Anforderungen zu extrahieren bzw. zu identifizieren.

Schritt 2: Durchführung der regulatorischen Überwachung nach ISO 14001

Die Überwachung besteht darin, die in Schritt 1 gesammelten Informationen basierend auf regulatorischen Änderungen, freiwillig eingegangenen Verpflichtungen und der Entwicklung des Unternehmens (Änderung der Aktivitäten) zu aktualisieren. Um dies zu bewerkstelligen, ist der Zugriff auf eine signifikante Anzahl an Überwachungsquellen erforderlich. So sollten beispielsweise Legifrance sowie die offiziellen Bulletins des Ministeriums für den ökologischen Wandel und deren Websites genutzt werden. Im Bereich des Umweltschutzes (Wasser, Luft, Boden, Abfall, Lärm, ICPE, Biodiversität usw.) ist es in der Regel notwendig, etwa zwanzig verschiedene Quellen zu konsultieren.

Wir empfehlen Ihnen, Überwachungsquellen wie das Amtsblatt täglich oder mindestens wöchentlich zu durchsuchen, um die geltenden Texte auszuwählen. Dies sollte es ermöglichen, insbesondere wichtige Texte mit sofortiger Anwendbarkeit zu identifizieren. Die darauffolgende Phase, die eine eingehende Analyse der Texte und ihrer detaillierten Auswirkungen auf Ihren Standort umfasst, kann monatlich oder vierteljährlich durchgeführt werden.

Angesichts der zu bewältigenden Datenmenge setzen immer mehr Unternehmen auf Tools und/oder Dienstleistungen, die die Effizienz steigern und den Prozess zuverlässiger machen. Sie ermöglichen den ständigen Zugriff auf aktuelle Informationen, die von Experten kommentiert werden.

Regulatorisches Monitoring: Schlüsselpunkte für eine effiziente Umsetzung

• Identifizierung der Monitoring-Quellen: Diese Vorarbeit ist unerlässlich und muss mit Sorgfalt durchgeführt werden, da das Unternehmen sonst möglicherweise eine kritische Compliance-Anforderung übersieht. Die Folgen für das Image oder die Finanzen können erheblich sein.
• Kenntnis der Aktivitäten, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens: Das Monitoring muss an den Kontext und die Besonderheiten des Unternehmens angepasst sein. Es gilt, zwischen Anforderungen, die sofort gelten, und gesetzlichen Verpflichtungen, die erst später in Kraft treten, präzise zu unterscheiden.
• Datenzugriff: Angesichts der Vielzahl an Anforderungen, die identifiziert und aktuell gehalten werden müssen. Im Bereich der ISO 14001 muss ein Unternehmen durchschnittlich etwa 1000 Anforderungen (Compliance-Verpflichtungen) erfüllen, wobei sich fast 20 % dieser Anforderungen jährlich ändern. Daher sind zuverlässige und robuste Tools für ein effizientes Datenmanagement erforderlich.
• Etablierte Organisation: Die regulatorische Überwachung erfordert sowohl juristische als auch technische Kompetenzen. Sie muss gewissenhaft und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Auch die Identifizierung von Gesetzesentwürfen auf europäischer oder nationaler Ebene ist ein Faktor, den Unternehmen nicht vernachlässigen sollten.
• Analyse der Texte: Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung und muss sorgfältig durchgeführt werden. Die Analyse sollte Folgendes ermöglichen:
  • • das Verständnis der regulatorischen Bedeutung bei Gesetzestexten,
    • die konkrete Identifizierung der Auswirkungen auf das Unternehmen,
    • die Ableitung unmittelbarer Maßnahmen zur Herstellung der Konformität oder die Festlegung strategischer Ausrichtungen.

• Wahl externer Lösungen: Bei der Nutzung von Software und/oder externen Dienstleistern ist ein direkter Zugriff auf die Quellen (Texte) unerlässlich, um das ursprüngliche Gesetz einsehen zu können und Ungenauigkeiten oder verbesserungswürdige Interpretationen zu vermeiden.

Für weitere Informationen zum Thema ISO 14001 regulatorisches Monitoring / ISO 45001 / ISO 50001 laden wir Sie ein, unser Whitepaper zu lesen: „ Wie führt man ein effektives regulatorisches HSE-Monitoring durch?“

ISO 45001: Norm für Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
MASE: Handbuch zur Verbesserung der Unternehmenssicherheit
ICPE: Klassifizierte Anlagen für den Umweltschutz

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