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La misma pregunta surge incesantemente cuando se trata de adquirir una nueva herramienta para simplificar el día a día de sus equipos. ¿Es mejor construirla usted mismo o recurrir a una solución existente en el mercado?
La perspectiva de construir la herramienta internamente movilizando a sus equipos de TI puede parecer atractiva a primera vista. ¿Quién no ha soñado alguna vez con la herramienta perfecta? Esa que marcará cada una de las casillas de su pliego de condiciones.
Pero, por cierto, ¿ha pensado bien en rellenar todas las casillas? ¿Sigue estando actualizado ese pliego de condiciones ahora que tiene la herramienta en sus manos? ¿Quién se encargará de actualizarla? ¿Tiene el presupuesto necesario? ¿Tiene el equipo de TI suficiente ancho de banda? ¿Y la experiencia técnica necesaria?
Esta pregunta vuelve a surgir en un momento en que los informes de carbono de las empresas se vuelven más complejos. Sus equipos de RSC y financieros se enfrentan a un aumento drástico de las exigencias de las diferentes normas de reporte existentes, que ya no se orientan hacia una simple recopilación de datos, sino hacia la implementación de estrategias de descarbonización con plazos fijos.
Si antes podía apoyarse en un "simple" archivo de Excel para condensar todos sus datos de carbono, hoy en día es algo imposible. La recopilación de datos se vuelve más compleja debido a su frecuencia, la cantidad de información y su procesamiento. Este ejercicio anual corre el riesgo de convertirse en el mito de Sísifo si no está equipado correctamente para llevarlo a cabo.
Entonces, para esta nueva herramienta de contabilidad de carbono, ¿es mejor desarrollarla o recurrir a un proveedor?
Controle su cronograma
La primera pregunta que surge es la de la temporalidad. ¿Está preparado para embarcarse en un proyecto de construcción de un software de contabilidad de carbono teniendo en cuenta el tiempo que le llevará, pero también el de los equipos que se movilizarán en este proyecto?
Construir una herramienta desde cero requiere en primer lugar expresar claramente su necesidad, elaborar un pliego de condiciones exhaustivo y poner en paralelo las exigencias contenidas en este documento con el tiempo que los equipos de TI podrán dedicar a este proyecto.
Si bien algunas herramientas sencillas pueden crearse en pocas semanas (hablamos del famoso archivo de Excel), una herramienta más completa requerirá necesariamente meses de desarrollo, iteraciones, pruebas, ajustes... antes de poder utilizarla de forma concreta.
El hecho es que la contabilidad de carbono se está volviendo más compleja. Las nuevas normas internacionales y regulaciones, cada vez más restrictivas, exigen datos más completos que cubran toda su cadena de valor. La calidad de los datos, su formato y sus métodos de procesamiento también son muy variables: datos físicos frente a datos monetarios, datos cuantitativos y cualitativos, gestión de factores de emisión, tasas de incertidumbre...
Esta tendencia hace que el uso de la hoja de cálculo de Excel quede, de facto, obsoleto., por muy logrado que esté. Por lo tanto, deberá apostar por una herramienta escalable con funcionalidades mucho más avanzadas.
Parta de la base de que su desarrollo requerirá muchos meses y avanzará según la disponibilidad de sus equipos de TI, para quienes su herramienta no será necesariamente una prioridad.
Por el contrario, una herramienta SaaS estará disponible lista para usar.
Realice un análisis de costes
La otra cuestión clave es, evidentemente, la de los costes.
Las herramientas de contabilidad de carbono tienen costes variables. Para un software que procese datos físicos, necesarios para cumplir con las principales normas y regulaciones internacionales, deberá prever un presupuesto anual mínimo de 10.000 € para una empresa con operaciones y organización relativamente sencillas. Para un software que procese indicadores ESG en su conjunto, esencial en el marco de la CSRD, deberá contar con una partida adicional del mismo orden de magnitud. Dependiendo de su presupuesto, estos costes pueden parecer elevados y justificar el desarrollo de su propia solución.
Sin embargo, no le descubrimos nada nuevo si le decimos que desarrollar una herramienta internamente también tiene un coste: el coste de las horas de trabajo que usted y los numerosos interlocutores movilizados dedicarán a la herramienta, los costes de alojamiento, de mantenimiento...
A diferencia de la herramienta SaaS, cuyo coste es transparente y previsible, el de su proyecto es difícil de estimar y puede dispararse rápidamente.
Su análisis de costes deberá tener en cuenta obligatoriamente el retorno de la inversión esperado de su herramienta, tanto si se ha comprado como si se ha desarrollado internamente. Sin embargo, la única forma de calcularlo es ser capaz de realizar una estimación correcta de su coste inicial y futuro.
Por ejemplo, nuestras estimaciones sobre el uso de Traace para la contabilidad de carbono indican un ROI medio de entre el 150 y el 400% según la profundidad de la medición de la huella de carbono de la empresa, rentabilizando de facto la inversión en la herramienta.
Evalúe el nivel de experiencia necesario
El primer beneficio que obtendrá de una herramienta desarrollada internamente es que podrá responder perfectamente a todas sus demandas, incluso a las más precisas o a las más inusuales.
Por el contrario, una herramienta SaaS suele estar diseñada y construida para satisfacer las necesidades de la mayoría. La personalización será menor y, por tanto, no necesariamente cubrirá la totalidad de sus requisitos.
Sin embargo, al prescindir de una herramienta SaaS, también renuncia a dos cosas:
- la experiencia de quienes han desarrollado la herramienta en materia de contabilidad de carbono
- las mejoras continuas aportadas gracias a los comentarios de la comunidad que utiliza dicha herramienta
Su equipo de TI, por muy talentoso que sea, difícilmente tendrá una visión clara y exhaustiva de los retos que supone la contabilidad de carbono y los problemas que plantea este ejercicio. Su valor añadido reside en la respuesta que darán a sus peticiones, lo que exige un pliego de condiciones muy completo. No obstante, este pliego se habrá redactado en un momento dado y su experiencia por sí sola no bastará para imaginar todas las posibles evoluciones futuras de la herramienta, impulsadas por el marco normativo, la ampliación de sus análisis de carbono o el desarrollo de su empresa.
El resultado puede ser una herramienta carente de flexibilidad y difícil de mantener a largo plazo. A esto se añade el riesgo de que el software no cumpla con los requisitos normativos en materia de informes.
Por el contrario, la herramienta SaaS estará respaldada por un equipo al tanto de las problemáticas relacionadas con la contabilidad de carbono. Será capaz de construir la herramienta de forma mucho más flexible y escalable, de anticipar los cambios normativos y de ayudarle a escalar con gran capacidad de respuesta, apoyándose en elementos preexistentes de su solución.
Las aportaciones de los numerosos usuarios de la solución permitirán no solo una mejora continua, sino también el desarrollo de nuevas funcionalidades en las que quizá no haya pensado inicialmente y que podrían resultar muy útiles.
Por último, apoyarse en un equipo de expertos significa también, más allá de la función del software, beneficiarse de un acompañamiento en la implementación, el despliegue y la gestión de su estrategia de carbono por parte de equipos con una visión global del mercado. Al enfrentarse a numerosas problemáticas sectoriales, han desarrollado una experiencia que le será útil a la hora de analizar correctamente su huella de carbono e identificar las palancas más pertinentes para reducir sus emisiones.
Es esta visión global y las respuestas aportadas a las necesidades de nuestros usuarios lo que ha permitido a Traace ofrecer todo un abanico de funcionalidades que van mucho más allá de una simple herramienta de recopilación. Encontrará, por ejemplo, paneles de control que simplifican su análisis, herramientas de modelización de sus acciones de reducción de emisiones de GEI, proyecciones financieras o incluso un módulo para evaluar su cadena de suministro.
Estime la vida útil de su herramienta
Cuando decide desarrollar un software ESG internamente, debe tener en cuenta que, como cualquier otro software, requerirá actualizaciones y operaciones de mantenimiento periódicas.
Estas intervenciones tienen motivos diversos, a veces técnicos (seguridad, tecnologías obsoletas...) y a veces operativos (evolución de las necesidades, del marco normativo...).
Este criterio es aún más importante dado que el tema de la contabilidad de carbono es extremadamente cambiante. El marco normativo evoluciona a gran velocidad, al igual que las normas internacionales relacionadas.
Para poder analizar correctamente su huella de carbono y actuar sobre ella, deberá, por ejemplo, asegurarse de contar con bases de datos de factores de emisión actualizadas.
Para tomar su decisión, deberá analizar estas operaciones desde la perspectiva del coste que representan y del ancho de banda que requieren, tanto por parte del equipo de RSC como del equipo de TI.
Al elegir un software llave en mano, se beneficia de las actualizaciones y operaciones de mantenimiento que forman parte integral de la hoja de ruta de los equipos responsables del software. Salvo en caso de cambios importantes, estas operaciones suelen estar incluidas en el precio base de la herramienta y se realizan de forma continua, sin necesidad de realizar solicitudes específicas.
Es posible que le preocupe la seguridad de la herramienta. Esta contiene datos clave de su empresa y es totalmente normal preocuparse por cómo se tratan estos datos y si el software es lo suficientemente seguro para evitar cualquier fuga. Si opta por una herramienta SaaS, examine imperativamente su política en materia de seguridad y gestión de datos.
¿Una alternativa: el "buy and make it"?
Desarrollar o comprar; como suele ocurrir, la mejor alternativa puede encontrarse en el punto medio.
Desarrollar internamente le permite tener la herramienta que responde exactamente a sus necesidades, sin compromisos ni elementos superfluos. Sin embargo, deberá tener en cuenta los costes sustanciales generados, la disponibilidad de los equipos movilizados y la posible falta de flexibilidad de su herramienta.
Por el contrario, el software SaaS le permite beneficiarse de una tarificación clara, un producto evolutivo y un equipo de desarrollo experto en el ámbito de la contabilidad de carbono, más capaz de comprender y formalizar sus necesidades. No obstante, deberá asegurarse de que la plataforma de balance de carbono sea segura y capaz de acompañarle en su desarrollo.
Una solución alternativa es el “buy and make it”. Una solución de contabilidad de carbono llave en mano, desarrollada por expertos en el sector PERO altamente personalizable. El software le permitiría construir sus flujos de recopilación de datos, trabajar de forma colaborativa, personalizar sus análisis y sus palancas de acción, crear sus propios paneles de control…
El software le proporciona así todas las herramientas para llevar a cabo sus misiones, pero le deja el control sobre la implementación de su estrategia de carbono. El “buy and make it” actuará así como facilitador.
Ya no necesitará recurrir a su equipo de TI interno; podrá aplicar usted mismo los requisitos de su pliego de condiciones de manera sencilla e intuitiva dentro de la herramienta.
Es basándonos en esta filosofía que hemos desarrollado Traace. Nuestro objetivo es proporcionarle una herramienta modular, lo que le permitirá no solo adaptar su contabilidad de carbono a las especificidades inherentes a su empresa, sino también hacer evolucionar la herramienta en función del desarrollo de su negocio y/o de su estrategia de carbono. Las oportunidades de codesarrollo permitirán ir aún más lejos en este proceso según las necesidades complementarias que haya identificado.