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Die aktuelle Gesundheitskrise durch das Covid-19-Virus betrifft alle Branchen und Unternehmen. Einige stehen komplett still, andere arbeiten nur eingeschränkt. Infolgedessen gibt es Menschen, die normal (oder sogar intensiver) arbeiten, andere, die krankgeschrieben oder in Kurzarbeit sind, und wieder andere, die im Homeoffice arbeiten. Homeoffice… Eine in dieser außergewöhnlichen Zeit weit verbreitete Praxis, die jedoch nicht immer in der Unternehmenskultur verankert ist. Manche Unternehmen waren daran gewöhnt, es war sogar ihr Geschäftsmodell (z. B. Start-ups, die mit Freelancern arbeiten). Für andere, die materielle Güter produzieren oder deren Kultur stark auf persönlichem Austausch vor Ort basiert, stellt dies die Arbeitsgewohnheiten ein wenig oder sogar grundlegend auf den Kopf. Ist diese Form der Arbeit von zu Hause aus unbedenklich für unsere Gesundheit? Birgt sie Risiken ? Diese sind zwar an sich nicht neu, müssen heute jedoch aus einem neuen Blickwinkel betrachtet werden.
Betrachten wir drei davon genauer: die Risiken durch Bildschirmarbeit, die Risiken im Zusammenhang mit Daten und schließlich die psychosozialen Risiken.
1. Risiken durch Bildschirmarbeit
Solange sich die Mitarbeitenden in den Räumlichkeiten des Unternehmens befinden, ist es einfach, diese Risikenzu kontrollieren. Die Ergonomie am Arbeitsplatz ist durchdacht. Sobald sie jedoch zu Hause sind, wird es deutlich schwieriger, die Arbeitsbedingungen zu steuern. Kennen Sie nicht selbst Personen in Ihrem Umfeld, die sich in einer dieser Situationen befinden:
- Ein „echtes“ Büro in einem ruhigen, separaten Raum
- Ein Schreibtisch im Wohnzimmer
- Ein Arbeitsplatz am Esstisch
- Auf dem Sofa mit dem Laptop auf dem Schoß
- Im Bett mit dem Laptop auf den Beinen
- …
Das INRS hat bereits bewährte Praktiken zusammengestellt und illustriert.
Daher ist es sicher sinnvoll, die Mitarbeitenden auf diese bewährten Praktiken hinzuweisen oder sie daran zu erinnern – stets wohlwollend und mit dem Bewusstsein, dass jede Wohnsituation anders ist.
Natürlich können Sie noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie das gesamte Dossier des INRS, das unter dieser Adresse verfügbar ist, zusammenfassen (oder Ihre Mitarbeiter dazu anregen, es zu lesen): http://www.inrs.fr/risques/travail-ecran/ce-qu-il-faut-retenir.html
2. Internetzugang und Datenverfügbarkeit
Damit jeder effizient arbeiten kann, ist ein ergonomischer Arbeitsplatz essenziell. Genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – ist jedoch der Zugriff auf Unternehmensressourcen und die eigenen Dateien.
Daraus ergeben sich folgende Fragen: Wie ist die Internetqualität bei den einzelnen Mitarbeitern? Ist der Zugriff auf Ressourcen und Dateien gewährleistet? Wie hoch ist das Sicherheitsniveau beim Datenzugriff?
Hier sind einige Empfehlungen für die Umsetzung:
- Lassen Sie die Bandbreite Ihrer Mitarbeiter durch Ihre IT-Abteilung überprüfen.
- Bitten Sie Mitarbeiter mit unzureichender Internetqualität, die Bandbreitennutzung im Haushalt zu koordinieren (die Internetnutzung durch Partner und Kinder kann sich spürbar auswirken).
- Nutzen Sie ein VPN (Virtual Private Network): Dabei handelt es sich um ein Computernetzwerk, das direkte Verbindungen zwischen entfernten Rechnern ermöglicht (Quelle: journaldunet.com). Dies trägt zur Sicherung Ihrer Daten bei.
- Überdenken Sie Ihre Passwortrichtlinien. Hierfür können Sie Passwort-Manager und -Generatoren einsetzen.
3. Psychosoziale Risiken
Die größten Risiken beim Homeoffice sind psychosozialer Natur. Wenn diese Arbeitsweise im Unternehmen nicht etabliert ist, kann sie gewohnte Abläufe stark beeinträchtigen. Vielleicht finden Sie sich in einer dieser Situationen wieder: Wohnen Sie allein in einer kleinen Wohnung? Arbeiten Sie als Paar im Homeoffice, ohne sich räumlich trennen zu können? Müssen Sie womöglich gleichzeitig Kinder betreuen? Es gibt zahlreiche persönliche Umstände, die Einsamkeit, Stress oder einen Vertrauensverlust in sich selbst oder das Unternehmen auslösen können. Hinzu kommt der Mangel an beruflichen und privaten Kontakten durch die Isolation.
Hier sind einige bewährte Methoden, um diesen Risiken entgegenzuwirken:
- Es ist wichtig, einen Arbeitsrhythmus mit festen Arbeitszeiten und Pausen beizubehalten. Achten Sie auf sich selbst und schalten Sie ab, wenn es nötig ist. Kleiden Sie sich weiterhin so, als würden Sie in Ihr Büro fahren.
- Um den Zusammenhalt nicht zu verlieren, führen Sie ein kollaboratives Kommunikationstool ein, das die Erstellung von Teams und Kanälen für einen einfachen Austausch ermöglicht. Ein Kanal für Unterhaltung ist ebenfalls sehr empfehlenswert! Virtuelle Frühstücksrunden sind immer eine gute Gelegenheit, um den informellen Austausch „an der Kaffeemaschine“ aufrechtzuerhalten.
- Etablieren Sie regelmäßige Remote-Meetings im Scrum-Format. Jeder Teilnehmer berichtet kurz, was er am Vortag erreicht hat und was für den aktuellen Tag geplant ist. Dies hilft dabei, Erfolge zu teilen und mögliche Schwierigkeiten frühzeitig anzusprechen.
- Führungskräfte: Rufen Sie Ihre Mitarbeiter einmal pro Woche an, um sich persönlich nach ihrem Befinden zu erkundigen (nicht jeder äußert sich in der Gruppe während der Scrums oder gemeinsamen Pausen).
- Geschäftsführung: Kommunizieren Sie transparent, je nach Situation und Möglichkeiten des Unternehmens:
- zu den Maßnahmen zur Sicherung oder zum langfristigen Fortbestand des Unternehmens insgesamt
- zu möglichen Maßnahmen zur Bekämpfung des Virus (Herstellung von Masken, Unterstützung von Unternehmen in verschiedenen Bereichen usw.)
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jedes Unternehmen je nach seinen Werten, seiner Kultur und seinen Möglichkeiten verschiedene Wege finden kann, um die Telearbeit so zu organisieren, dass sich alle wohlfühlen und gleichzeitig unter Berücksichtigung ihrer persönlichen Lebensumstände „so effizient wie möglich“ bleiben. Darüber hinaus können Sie alle Beteiligten an die richtigen Verhaltensweisen zum Schutz vor dem Virus erinnern.
Ergänzend dazu bieten eine Reihe von Institutionen, Verbänden und Unternehmen hilfreiche Ratschläge an, um das Thema zu vertiefen:
- INRS (Nationales Institut für Forschung und Sicherheit zur Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten)
http://www.inrs.fr/risques/teletravail-situation-exceptionnelle/ce-qu-il-faut-retenir.html
http://www.inrs.fr/publications/juridique/focus-juridiques/focus-teletravail.html
- DieANDRH (Nationaler Verband der Personalleiter)
- Der CJD (Verband junger Führungskräfte)
- Die Website „ teletravail.fr “