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El desarrollo de la administración digital, o «e-administración», figura hoy entre los objetivos prioritarios de los poderes públicos. Los efectos de esta política se observan especialmente en el ámbito de la normativa HSE, con el desarrollo acelerado en los últimos años de las teleprocedimientos HSE propuestas o impuestas a las empresas. Un repaso a estos teleservicios que ya forman parte del día a día de las funciones HSE.
Teleprocedimientos HSE relacionados con las instalaciones clasificadas
Declaración anual de emisiones contaminantes y residuos (GEREP)
Desde 2012, los operadores de instalaciones clasificadas (ICPE) sujetas a autorización o registro tienen la obligación de declarar por vía electrónica en el sitio GEREP sus datos anuales de vertidos acuáticos y atmosféricos, producción de residuos y/o captaciones de agua. Hasta 2012, esta declaración anual aún podía enviarse por escrito a la inspección de las ICPE, siendo el uso de la herramienta GEREP opcional.
Hoy en día, la declaración GEREP en línea debe realizarse antes del 31 de marzo siguiente al año civil correspondiente. Solo deben declararse los vertidos y captaciones superiores a los umbrales fijados reglamentariamente (Ej.: Cantidad de residuos peligrosos > 2 t/año, Volumen de agua captada del medio natural > 7 000 m3/año, Emisiones atmosféricas de COV > 30 t/año...)
Transmisión de datos de autocontrol (GIDAF)
La herramienta GIDAF (Gestión Informatizada de Datos de Autocontrol Frecuente) se ofrece desde 2009 a los operadores de ICPE obligados a medir al menos una vez al año sus vertidos en aguas superficiales. El objetivo inicial era permitir a los operadores afectados transmitir por vía electrónica sus datos de autocontrol de vertidos, por una parte, a la inspección de las ICPE encargada de controlar el cumplimiento de los valores límite de emisión y, por otra, a la Agencia del Agua encargada de la recaudación del canon por contaminación del agua.
Desde el 1er de enero de 2015, el uso de GIDAF se ha vuelto obligatorio para todo operador cuyo decreto prefectoral y/o ministerial le imponga transmitir resultados de autocontrol a la inspección de las ICPE o al prefecto, «salvo en caso de imposibilidad técnica». En la práctica, la aplicación GIDAF permite, por el momento, declarar únicamente, además de los vertidos en aguas superficiales, los datos de control de aguas subterráneas y los resultados de análisis de legionela de las torres de refrigeración.
Teleprocedimientos HSE de las ICPE
Desde principios de 2016, el sitio web de servicio público ofrece un servicio en línea para realizar los siguientes trámites administrativos para las ICPE sujetas al régimen de declaración: la teledeclaración de ICPE :
- Presentación de un expediente de declaración inicial antes de la puesta en servicio de una instalación
- Declaración de modificación de una instalación que suponga un cambio notable respecto al expediente de declaración inicial
- Notificación de cese definitivo de actividad de una instalación
- Declaración de cambio de operador de una instalación
- Declaración de beneficio de anterioridad
Para las declaraciones iniciales, el sistema informático emite automáticamente un justificante de presentación del expediente, siempre que este esté completo. La instalación puede ponerse en servicio inmediatamente, salvo si el expediente requiere el dictamen de la inspección de ICPE (ej.: expediente con solicitud de modificación de las prescripciones aplicables), reserva que se mencionará en el justificante de presentación.
Hasta el 31 de diciembre de 2020, los trámites mencionados anteriormente pueden seguir realizándose por escrito mediante la presentación o el envío de los documentos requeridos al servicio de la prefectura encargado de la gestión administrativa de los procedimientos de ICPE. Para ello, deben utilizarse los formularios Cerfa, también descargables en el sitio web de Service Public:
- Cerfa 15271*02 - Declaración inicial de una ICPE sujeta al régimen de declaración
- Cerfa 15272*02 - Declaración de modificación de una ICPE sujeta al régimen de declaración
- Cerfa 15273*02 - Declaración de cambio de operador de una ICPE sujeta al régimen de declaración
- Cerfa 15274*02 - Declaración de beneficio de derechos adquiridos de una ICPE sujeta al régimen de declaración
- Cerfa 15275*02 - Notificación de cese de actividad de una ICPE sujeta al régimen de declaración
A partir del 1 de enero de 2021, los procedimientos en formato papel ya no serán posibles. Todos los trámites deberán realizarse obligatoriamente en línea a través del sitio web de Service Public.
Nota: Estas disposiciones afectan principalmente a los centros que explotan únicamente ICPE sujetas a declaración. El uso del nuevo servicio en línea y de los formularios Cerfa sigue siendo opcional en los centros que explotan ICPE sujetas a autorización, dado que las ICPE declaradas difícilmente pueden ser objeto de procedimientos separados debido a su conexión.
Censo de sustancias y mezclas peligrosas en centros Seveso
Los operadores de centros Seveso tienen la obligación de realizar un censo cada 4 años de las sustancias, mezclas y residuos peligrosos presentes en sus instalaciones. Este censo consiste en inventariar todas las sustancias y mezclas peligrosas, especificando su clasificación según el reglamento CLP, su estado físico y la cantidad máxima que pueda estar presente.
Debe establecerse al 31 de diciembre del año correspondiente y registrarse en línea antes del 15 de febrero siguiente a través de la dirección: https://seveso3.din.developpement-durable.gouv.fr/. De manera excepcional, el primer censo basado en la clasificación CLP de sustancias y mezclas, que debe realizarse al 31 de diciembre de 2015, puede completarse hasta el 1er de abril de 2016 inclusive.
Teleprocedimientos relacionados con los residuos
Notificación de traslados transfronterizos de residuos (GISTRID)
Desde finales de 2015, la gestión de los expedientes de traslados transfronterizos de residuos se transfirió de las DREAL a un centro nacional de traslados transfronterizos de residuos, ubicado en Metz. Paralelamente a este traslado, se puso en marcha un nuevo servicio telemático denominado GISTRID (Gestión por Internet del Seguimiento de los Traslados Internacionales de Residuos).
Accesible en la dirección https://gistrid.din.developpement-durable.gouv.fr, este servicio telemático permite realizar los siguientes trámites en línea:
- Presentación de expedientes de notificación de traslado
- Consulta del estado de tramitación de los expedientes de notificación presentados
- Gestión de los documentos de movimiento, tras la obtención de los consentimientos para el traslado por parte de las autoridades competentes de los Estados afectados
Como recordatorio, están sujetos al procedimiento de notificación y consentimiento escritos previos, gestionado ahora a través de GISTRID, los traslados de todos los residuos destinados a su eliminación y de los residuos peligrosos destinados a su valorización.
Contribución sobre el papel
Toda empresa que haya emitido externamente al menos 5 toneladas acumuladas de papel impreso[1] durante un año natural, está obligada a realizar una declaración y abonar una contribución al organismo Ecofolio. Lo mismo se aplica a cualquier empresa que haya comercializado al menos 5 toneladas de papel virgen para copias. El procedimiento es el siguiente:
- Antes del 1 de marzo, la empresa declara el tonelaje de papel emitido durante el año 2015 en el sitio web de Ecofolio
- Antes del 31 de marzo, Ecofolio notifica a la empresa el importe de la contribución que debe abonar
- Antes del 30 de abril, la empresa liquida la contribución ante Ecofolio
Sistemas de responsabilidad ampliada del productor (SYDEREP)
Los fabricantes, importadores y revendedores de determinados productos bajo su propia marca están obligados a contribuir financieramente a la recogida y el tratamiento de los residuos derivados de sus productos. Este es el principio de la «responsabilidad ampliada del productor» (RAP). Para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, los productores afectados deben declarar anualmente tanto las cantidades de productos puestas en el mercado como las cantidades correspondientes de residuos recogidos y tratados a su cargo.
El sitio web SYDEREP (Sistema declarativo de los sectores RAP) permite realizar las declaraciones anuales obligatorias de los siguientes sectores:
- aparatos eléctricos y electrónicos
- pilas y acumuladores
- neumáticos
- vehículos al final de su vida útil
En la práctica, la mayoría de los productores afectados delegan sus obligaciones en un sistema colectivo de responsabilidad ampliada (SCRAP) autorizado, que se encarga de realizar las declaraciones en SYDEREP.
Nota: Las cantidades de gases de efecto invernadero (GEI) fluorados, incluidos los fluidos refrigerantes, puestas en el mercado, cedidas, cargadas en equipos y tratadas también se declaran anualmente en SYDEREP.
Teleprocedimientos HSE sobre fiscalidad medioambiental
Impuesto general sobre las actividades contaminantes (Prodouane)
A partir de la declaración de 2016 (relativa a los datos de 2015), las empresas obligadas al pago de un importe de TGAP superior a 100 000 € deben declarar y liquidar el impuesto telemáticamente a través del portal Prodouane: https://pro.douane.gouv.fr/
Cuando el importe de la TGAP adeudada sea inferior a 100 000 €, el teleprocedimiento sigue siendo opcional en 2016, pero será obligatorio para todas las empresas obligadas a partir de 2017. Para las empresas que utilicen la declaración y el pago telemáticos, se concede un plazo adicional de un mes para realizar la declaración y abonar el primer pago a cuenta. Estos trámites pueden realizarse hasta el 31 de mayo, en lugar del 30 de abril establecido para el envío por correo a la oficina de aduanas de Niza (TGAP).
N.B.: La TGAP vinculada a la explotación de instalaciones clasificadas para la protección del medio ambiente (ICPE) sujetas a autorización es recaudada directamente por los servicios de inspección de las ICPE. No requiere declaración anual y, por tanto, no está afectada por estas disposiciones.
Tasas de las agencias del agua
Las tasas de las agencias del agua pueden declararse ahora telemáticamente a través de un portal dedicado, accesible en la siguiente dirección: https://teleservices.lesagencesdeleau.fr/. Este teleservicio permite declarar todas las tasas, en particular las tasas por extracción de recursos hídricos y por contaminación del agua de origen no doméstico.
Al igual que la declaración en formato papel, la declaración telemática debe realizarse antes del 1 de abril siguiente al año natural al que correspondan las tasas.
Trámites telemáticos de HSE relacionados con las obligaciones de información medioambiental
Informes de emisiones de gases de efecto invernadero
Los próximos informes de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) de las empresas con más de 500 empleados deberán publicarse a través de una plataforma informática alojada por la Agencia de Medio Ambiente y Gestión de la Energía (ADEME) en la siguiente dirección: http://www.bilans-ges.ademe.fr/
Como recordatorio, los primeros informes de emisiones de GEI establecidos al 31 de diciembre de 2012 y al 31 de diciembre de 2015 debían enviarse por correo electrónico al prefecto de la región donde se encuentre el domicilio social y publicarse durante al menos un mes en el sitio web de la empresa o, en su defecto, en el sitio web de la prefectura regional.
Auditorías energéticas reglamentarias
Se prevé la puesta en marcha de una plataforma informática nacional en la primavera de 2016 para la presentación de los informes de auditoría energética reglamentarios, a los que están sujetas las empresas cuya plantilla supere las 250 personas O cuyo volumen de negocios anual supere los 50 millones de euros Y cuyo balance total supere los 43 millones de euros.
Recordatorio: El Ministerio de Ecología ha decidido conceder un plazo adicional de 7 meses para la realización de las primeras auditorías energéticas. Las empresas afectadas tienen hasta el 30 de junio de 2016 para acreditar la realización de su auditoría o la certificación ISO 50001 de su sistema de gestión energética, siempre que hayan iniciado el proceso antes del 5 de diciembre de 2015.
Trámites telemáticos de salud y seguridad laboral
Declaración de puesta en servicio de equipos a presión (LUNE)
Desde el 1er de abril de 2015, la declaración de puesta en servicio de los equipos a presión sujetos a esta obligación (ej.: autoclaves, calderas de vapor, etc., que cumplan determinadas características de presión y volumen) debe realizarse obligatoriamente a través del servicio telemático LUNE, accesible en la siguiente dirección: https://lune.application.developpement-durable.gouv.fr
Una vez realizada la declaración telemática, la herramienta LUNE permite descargar el justificante de presentación y el contenido de la declaración. Estos documentos deben conservarse en el expediente técnico del equipo a presión correspondiente.
Declaración de accidentes de trabajo y de trayecto (Net-entreprises)
Creado en el año 2000 por iniciativa de todos los organismos de protección social, el sitio http://www.net-entreprises.fr permite a las empresas realizar la mayoría de las declaraciones sociales obligatorias. En particular, permite declarar los accidentes de trabajo y de trayecto mediante la cumplimentación de los trámites telemáticos de HSE en línea o mediante la carga de un archivo generado por un software de nóminas o de gestión.
El plazo de declaración sigue siendo el mismo que en formato papel: el empleador debe declarar el accidente en un plazo máximo de 48 horas tras haber tenido conocimiento del mismo.
Exposición a factores de penosidad (Net-entreprises)
La Declaración Social Nominativa (DSN), que sirve de soporte para las declaraciones de exposición de los empleados a factores de penosidad, también se realiza a través del sitio web http://www.net-entreprises.fr
En conclusión, observamos que la mayoría de los servicios en línea presentados anteriormente se han lanzado desde principios de 2015, lo que confirma una aceleración del fenómeno. Si bien el objetivo inicial es facilitar los trámites y el intercambio entre las empresas y la administración, el cumplimiento de todas estas formalidades de teleprocedimientos HSE, incluso de forma digital, sigue consumiendo mucho tiempo y energía, especialmente para los departamentos de HSE. Además, familiarizarse con un nuevo servicio en línea puede requerir un tiempo de aprendizaje y medidas de adaptación más o menos importantes en cada empresa (ej.: modificación de procedimientos, software interno, archivos informáticos, etc.). Para poder cumplir con todas sus obligaciones de declaración mediante teleprocedimientos HSE a tiempo, una empresa debe seguir rigurosamente sus plazos reglamentarios y anticiparse.
[1] Ej.: catálogos, folletos comerciales, informes de actividad... A partir de 2017, los carteles, las instrucciones y los manuales de usuario también estarán incluidos.