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Der Ausbau der digitalen Verwaltung, kurz „E-Government“, gehört heute zu den vorrangigen Zielen der öffentlichen Hand. Die Auswirkungen dieser Politik zeigen sich insbesondere im Bereich der HSE-Regulierung durch die in den letzten Jahren beschleunigte Entwicklung von elektronischen HSE-Verfahren die Unternehmen angeboten oder auferlegt werden. Ein Überblick über diese Online-Dienste, die mittlerweile zum Alltag im HSE-Management gehören.
Elektronische Verfahren für klassifizierte Anlagen (ICPE)
Jährliche Meldung von Schadstoffemissionen und Abfällen (GEREP)
Seit 2012 sind Betreiber von klassifizierten Anlagen (ICPE), die einer Genehmigung oder Registrierung unterliegen, verpflichtet, ihre jährlichen Daten zu Wasser- und Luftemissionen, Abfallaufkommen und/oder Wasserentnahmen über das GEREP-Portal elektronisch zu melden. Bis 2012 konnte diese jährliche Meldung noch schriftlich bei der ICPE-Aufsichtsbehörde eingereicht werden, da die Nutzung des GEREP-Tools freiwillig war.
Heute muss die GEREP-Meldung online bis zum 31. März des auf das betreffende Kalenderjahr folgenden Jahres erfolgen. Nur Emissionen und Entnahmen, die über den gesetzlich festgelegten Schwellenwerten liegen, müssen gemeldet werden (z. B. Menge gefährlicher Abfälle > 2 t/Jahr, entnommenes Wasservolumen aus natürlichen Quellen > 7.000 m³/Jahr, VOC-Emissionen in die Atmosphäre > 30 t/Jahr usw.).
Übermittlung von Eigenüberwachungsdaten (GIDAF)
Das Tool GIDAF (computergestützte Verwaltung von Eigenüberwachungsdaten) wird seit 2009 Betreibern von ICPE-Anlagen angeboten, die verpflichtet sind, ihre Einleitungen in Oberflächengewässer mindestens einmal jährlich zu messen. Das ursprüngliche Ziel bestand darin, den betroffenen Betreibern die elektronische Übermittlung ihrer Eigenüberwachungsdaten zu ermöglichen – einerseits an die für die Kontrolle der Emissionsgrenzwerte zuständige ICPE-Aufsichtsbehörde und andererseits an die Wasseragentur, die für die Erhebung der Wasserverschmutzungsabgabe zuständig ist.
Seit dem 1. Januar 2015 ist die Nutzung von GIDAF für alle Betreiber verpflichtend, deren Präfekturbescheid und/oder ein Ministerialerlass die Übermittlung von Eigenüberwachungsergebnissen an die ICPE-Aufsichtsbehörde oder den Präfekten vorschreibt, „außer bei technischer Unmöglichkeit“. In der Praxis ermöglicht die GIDAF-Anwendung derzeit neben der Meldung von Einleitungen in Oberflächengewässer auch die Übermittlung von Daten zur Grundwasserüberwachung sowie von Legionellen-Analyseergebnissen aus Kühltürmen.
Elektronische HSE-Verfahren für ICPE-Anlagen
Seit Anfang 2016 stellt die Website Service Public einen Onlinedienst zur Verfügung, mit dem die folgenden Verwaltungsverfahren für ICPE (umweltrelevante Anlagen), die der Meldepflicht unterliegen, durchgeführt werden können: die elektronische Meldung von ICPE :
- Einreichung eines Erstmeldungsdossiers vor Inbetriebnahme einer Anlage
- Meldung einer Änderung an einer Anlage, die eine wesentliche Abweichung vom ursprünglichen Meldedossier zur Folge hat
- Mitteilung über die endgültige Stilllegung einer Anlage
- Meldung eines Betreiberwechsels einer Anlage
- Meldung zur Inanspruchnahme von Bestandsrechten
Bei Erstmeldungen stellt das IT-System automatisch eine Eingangsbestätigung aus, sobald das Dossier vollständig ist. Die Anlage kann unmittelbar in Betrieb genommen werden, es sei denn, das Dossier erfordert eine Stellungnahme der ICPE-Inspektion (z. B. bei Dossiers mit Antrag auf Änderung der geltenden Auflagen); dieser Vorbehalt wird dann auf der Eingangsbestätigung vermerkt.
Bis zum 31. Dezember 2020 können die genannten Verfahren weiterhin schriftlich durch Einreichung oder Zusendung der erforderlichen Unterlagen an die für die administrative Verwaltung der ICPE-Verfahren zuständige Präfektur erfolgen. Hierfür sind ab sofort die Cerfa-Formulare zu verwenden, die ebenfalls auf der Website Service Public heruntergeladen werden können:
- Cerfa 15271*02 - Erstmeldung einer ICPE, die der Meldepflicht unterliegt
- Cerfa 15272*02 - Meldung einer Änderung an einer ICPE, die der Meldepflicht unterliegt
- Cerfa 15273*02 - Meldung eines Betreiberwechsels einer ICPE, die der Meldepflicht unterliegt
- Cerfa 15274*02 - Meldung zur Inanspruchnahme von Bestandsrechten für eine ICPE, die der Meldepflicht unterliegt
- Cerfa 15275*02 - Mitteilung über die Stilllegung einer ICPE, die der Meldepflicht unterliegt
Ab dem 1. Januar 2021 sind Verfahren in Papierform nicht mehr möglich. Alle Schritte müssen zwingend online über die Website Service Public durchgeführt werden.
Hinweis: Diese Bestimmungen betreffen hauptsächlich Standorte, die ausschließlich ICPE betreiben, die der Meldepflicht unterliegen. Die Nutzung des neuen Onlinedienstes und der Cerfa-Formulare bleibt für Standorte, die genehmigungspflichtige ICPE betreiben, optional, da gemeldete ICPE aufgrund ihres engen Zusammenhangs nur schwer von getrennten Verfahren erfasst werden können.
Erfassung gefährlicher Stoffe und Gemische an Seveso-Standorten
Betreiber von Seveso-Standorten sind verpflichtet, alle 4 Jahre die in ihrem Betrieb vorhandenen gefährlichen Stoffe, Gemische und Abfälle zu erfassen. Diese Erfassung besteht darin, sämtliche gefährlichen Stoffe und Gemische aufzulisten und dabei deren Einstufung gemäß CLP-Verordnung, ihren physikalischen Zustand sowie die maximal mögliche vorhandene Menge anzugeben.
Er muss zum 31. Dezember des betreffenden Jahres erstellt und anschließend bis zum 15. Februar des Folgejahres unter der folgenden Adresse online eingegeben werden: https://seveso3.din.developpement-durable.gouv.fr/. Ausnahmsweise kann die erste Erhebung auf Basis der CLP-Einstufung von Stoffen und Gemischen, die zum 31. Dezember 2015 durchzuführen war, bis zum 1. April 2016 einschließlich gemeldet werden.
Online-Verfahren für Abfälle
Notifizierung grenzüberschreitender Abfallverbringungen (GISTRID)
Seit Ende 2015 wurde die Bearbeitung von Anträgen auf grenzüberschreitende Abfallverbringung von den DREAL auf eine nationale Stelle für grenzüberschreitende Abfallverbringungen mit Sitz in Metz übertragen. Parallel zu dieser Umstellung wurde ein neuer Online-Dienst namens GISTRID (Gestion par Internet du Suivi des Transferts Internationaux de Déchets) eingerichtet.
Über die Adresse https://gistrid.din.developpement-durable.gouv.fr ermöglicht dieser Online-Dienst die Durchführung folgender Schritte:
- Einreichung von Notifizierungsunterlagen für Verbringungen
- Abfrage des Bearbeitungsstatus eingereichter Notifizierungsunterlagen
- Verwaltung der Begleitdokumente nach Erhalt der Zustimmung zur Verbringung durch die zuständigen Behörden der betroffenen Staaten
Zur Erinnerung: Die Verbringung sämtlicher Abfälle zur Beseitigung sowie gefährlicher Abfälle zur Verwertung unterliegt dem Verfahren der vorherigen schriftlichen Notifizierung und Zustimmung, das nun über GISTRID abgewickelt wird.
Papierabgabe
Jedes Unternehmen, das insgesamt mindestens 5 Tonnen Druckerzeugnisse extern in Verkehr gebracht hat[1] innerhalb eines Kalenderjahres, ist verpflichtet, eine Erklärung abzugeben und einen Beitrag an die Organisation Ecofolio zu entrichten. Dasselbe gilt für jedes Unternehmen, das mindestens 5 Tonnen unbedrucktes Kopierpapier in Verkehr gebracht hat. Das Verfahren gestaltet sich wie folgt:
- Vor dem 1. März meldet das Unternehmen die im Jahr 2015 in Verkehr gebrachte Papiermenge auf der Ecofolio-Website
- Vor dem 31. März teilt Ecofolio dem Unternehmen die Höhe des zu entrichtenden Beitrags mit
- Vor dem 30. April begleicht das Unternehmen den Beitrag bei Ecofolio
System zur erweiterten Herstellerverantwortung (SYDEREP)
Hersteller, Importeure und Händler, die bestimmte Produkte unter eigenem Markennamen vertreiben, sind verpflichtet, einen finanziellen Beitrag zur Sammlung und Entsorgung der aus ihren Produkten resultierenden Abfälle zu leisten. Dies ist das Prinzip der „erweiterten Herstellerverantwortung“ (EPR). Um die Erfüllung ihrer Verpflichtungen nachzuweisen, müssen die betroffenen Hersteller jährlich sowohl die in Verkehr gebrachten Produktmengen als auch die entsprechenden Mengen der auf ihre Kosten gesammelten und behandelten Abfälle melden.
Die Website SYDEREP (Deklarationssystem für EPR-Sektoren) ermöglicht die Abgabe der obligatorischen jährlichen Meldungen für folgende Bereiche:
- Elektro- und Elektronikgeräte
- Batterien und Akkumulatoren
- Reifen
- Altfahrzeuge
In der Praxis delegiert die Mehrheit der betroffenen Hersteller ihre Verpflichtungen an eine zugelassene Rücknahmesystem-Organisation, die somit die Meldungen über SYDEREP vornimmt.
Hinweis: Die Mengen an fluorierten Treibhausgasen (HFKW), einschließlich Kältemitteln, die in Verkehr gebracht, übertragen, in Geräte gefüllt oder entsorgt werden, müssen ebenfalls jährlich über SYDEREP gemeldet werden.
HSE-Onlineverfahren zur Umweltbesteuerung
Allgemeine Steuer auf umweltbelastende Aktivitäten (Prodouane)
Ab der Erklärung für 2016 (bezogen auf die Daten von 2015) sind Unternehmen, die einen TGAP-Betrag von mehr als 100.000 € schulden, verpflichtet, die Steuer über das Portal Prodouane elektronisch zu erklären und zu entrichten: https://pro.douane.gouv.fr/
Wenn der geschuldete TGAP-Betrag unter 100.000 € liegt, bleibt das Onlineverfahren für 2016 optional, wird jedoch ab 2017 für alle steuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch. Unternehmen, die die elektronische Erklärung und Zahlung nutzen, erhalten eine zusätzliche Frist von einem Monat für die Einreichung der Erklärung und die Zahlung der ersten Vorauszahlung. Diese Formalitäten können somit bis zum 31. Mai erledigt werden, anstatt bis zum 30. April wie beim Postversand an das Zollamt Nice TGAP.
Hinweis: Die TGAP im Zusammenhang mit dem Betrieb von genehmigungspflichtigen Industrieanlagen (ICPE) wird direkt von den Inspektionsdiensten für ICPE erhoben. Sie erfordert keine jährliche Erklärung und ist daher von diesen Bestimmungen nicht betroffen.
Abgaben der Wasserbehörden
Die Abgaben der Wasserbehörden können nun über ein spezielles Portal elektronisch gemeldet werden, das unter folgender Adresse erreichbar ist: https://teleservices.lesagencesdeleau.fr/. Dieser Onlinedienst ermöglicht die Meldung aller Abgaben, insbesondere der Gebühren für die Entnahme von Wasserressourcen sowie für die Verschmutzung von Wasser aus nicht-häuslichen Quellen.
Wie bei der schriftlichen Erklärung muss die elektronische Meldung vor dem 1. April des auf das Kalenderjahr, für das die Abgaben geschuldet werden, folgenden Jahres erfolgen.
HSE-Onlineverfahren für umweltbezogene Berichtspflichten
Treibhausgasbilanzen
Die nächsten Treibhausgasbilanzen (THG) von Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern müssen über eine von der französischen Umwelt- und Energieagentur (ADEME) bereitgestellte IT-Plattform unter folgender Adresse veröffentlicht werden: http://www.bilans-ges.ademe.fr/
Zur Erinnerung: Die ersten zum 31. Dezember 2012 und 31. Dezember 2015 erstellten THG-Bilanzen mussten per E-Mail an den Präfekten der Region des Unternehmenssitzes übermittelt und für mindestens einen Monat auf der Website des Unternehmens oder andernfalls auf der Website der Regionalpräfektur online gestellt werden.
Gesetzlich vorgeschriebene Energieaudits
Eine nationale IT-Plattform soll im Frühjahr 2016 für die Einreichung der gesetzlich vorgeschriebenen Energieauditberichte in Betrieb genommen werden. Diese Pflicht gilt für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ODER einem Jahresumsatz von über 50 Millionen € UND einer Bilanzsumme von über 43 Millionen €.
Hinweis: Das Umweltministerium hat eine zusätzliche Frist von 7 Monaten für die Durchführung der ersten Energieaudits gewährt. Die betroffenen Unternehmen haben bis zum 30. Juni 2016 Zeit, den Nachweis über die Durchführung ihres Audits oder die ISO 50001-Zertifizierung ihres Energiemanagementsystems zu erbringen, sofern sie das Verfahren bis zum 5. Dezember 2015 eingeleitet haben.
Onlineverfahren für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Anmeldung der Inbetriebnahme von Druckgeräten (LUNE)
Seit dem 1. April 2015 muss die Anmeldung der Inbetriebnahme von Druckgeräten, die dieser Pflicht unterliegen (z. B. Autoklaven, Dampfkessel usw., die bestimmte Druck- und Volumeneigenschaften aufweisen), zwingend über den Onlinedienst LUNE unter folgender Adresse erfolgen: https://lune.application.developpement-durable.gouv.fr
Sobald die Online-Anmeldung erfolgt ist, ermöglicht das LUNE-Tool den Download der Einreichungsbestätigung sowie des Inhalts der Erklärung. Diese Dokumente sind in der technischen Dokumentation des betreffenden Druckgeräts aufzubewahren.
Meldung von Arbeits- und Wegeunfällen (Net-entreprises)
Die im Jahr 2000 auf Initiative aller Sozialversicherungsträger eingerichtete Website http://www.net-entreprises.fr ermöglicht es Unternehmen, den Großteil ihrer obligatorischen Sozialversicherungsmeldungen vorzunehmen. Sie dient insbesondere der Meldung von Arbeits- und Wegeunfällen durch die Eingabe der HSE-Onlineverfahren oder durch das Hochladen einer Datei, die mit einer Lohnabrechnungs- oder Verwaltungssoftware erstellt wurde.
Die Meldefrist bleibt dieselbe wie beim Papierformat: Der Arbeitgeber muss den Unfall spätestens 48 Stunden nach Kenntnisnahme melden.
Exposition gegenüber Belastungsfaktoren (Net-entreprises)
Die einheitliche Sozialmeldung (Déclaration sociale nominative – DSN), die als Grundlage für die Meldung der Exposition von Arbeitnehmern gegenüber Belastungsfaktoren dient, erfolgt ebenfalls über die Website http://www.net-entreprises.fr
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Mehrheit der oben genannten Online-Dienste seit Anfang 2015 eingeführt wurde, was eine Beschleunigung dieser Entwicklung bestätigt. Auch wenn das ursprüngliche Ziel darin besteht, die Verfahren und den Austausch zwischen Unternehmen und Verwaltung zu erleichtern, bleibt die Erfüllung all dieser Formalitäten durch HSE-Online-Verfahren, selbst in digitaler Form, sehr zeit- und energieaufwendig, insbesondere für die HSE-Abteilungen. Zudem kann die Einarbeitung in einen neuen Online-Dienst eine gewisse Lernzeit sowie mehr oder weniger umfangreiche Anpassungsmaßnahmen im jeweiligen Unternehmen erfordern (z. B. Änderung von Verfahren, interner Software, IT-Dateien usw.). Um alle deklaratorischen Verpflichtungen durch HSE-Online-Verfahren fristgerecht erfüllen zu können, muss ein Unternehmen daher seine regulatorischen Fristen stets genau im Blick behalten und vorausschauend planen.
[1] Bsp.: Kataloge, Werbebroschüren, Tätigkeitsberichte… Ab 2017 sind auch Plakate, Gebrauchsanweisungen und Bedienungsanleitungen betroffen.