Ihre Präventionspläne werden auditiert? Hier eine kurze Auffrischung der Grundlagen!

Ein Präventionsplan wird erstellt, wenn ein Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen auf dem Gelände eines anderen tätig wird. Ziel ist es, die Sicherheit der Arbeitnehmer durch eine Bewertung der Risiken zu gewährleisten, die sich aus den Aktivitäten dieser Unternehmen an einem gemeinsamen Arbeitsort ergeben.

Voraussetzungen für die Erstellung eines Präventionsplans

Ein schriftlicher Präventionsplan ist in folgenden Fällen obligatorisch:

• Die Arbeiten überschreiten eine bestimmte Dauer: Die voraussichtliche oder tatsächliche Gesamtzahl der Arbeitsstunden (einschließlich externer Unternehmen und deren Subunternehmer) beträgt mindestens 400 Stunden innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten oder weniger.
• Die Arbeiten werden als gefährlich eingestuft: Sobald ein Vorgang in die Kategorie der gefährlichen Arbeiten fällt, wie sie in Artikel 1 des Erlasses vom 19. März 1993 definiert ist.

Außerhalb dieser Fälle ist ein schriftlicher Präventionsplan zwar nicht zwingend erforderlich, dennoch muss eine Vorbesichtigung mit dem externen Unternehmen durchgeführt werden, um eine Risikoanalyse vorzunehmen.

Gemeinsame Vorabinspektion und Koordination

Diese Inspektion dient dazu, Risiken vorzubeugen, die durch die Überschneidung von Aktivitäten, Anlagen und Ausrüstungen der verschiedenen am selben Arbeitsort tätigen Unternehmen entstehen. Sie wird vor und während der Durchführung des Auftrags zwischen dem nutzenden Unternehmen (EU) und den externen Unternehmen (EE) umgesetzt (Artikel L. 4532-3 des Arbeitsgesetzbuches).

Inhalt des Präventionsplans

Er umfasst die folgenden Informationen:

• Die Definition der gefährlichen Arbeitsphasen und der damit verbundenen Präventionsmaßnahmen,
• Die Anpassung von Ausrüstungen, Anlagen und Vorrichtungen an die Art der durchzuführenden Arbeiten sowie die Wartungsbedingungen,
• Die Anweisungen für die Arbeitnehmer,
• Die Organisation der Ersten Hilfe im Notfall sowie die Beschreibung der entsprechenden Vorkehrungen im nutzenden Unternehmen (EU),
• Die Definition der auszuführenden Aufgaben, deren zeitlicher Ablauf unter Angabe der Zuständigkeiten (wer macht was), die Führungsorganisation sowie die Koordinationswege zwischen den externen Unternehmen (EE) und dem nutzenden Unternehmen (EU),
• Die Liste der Arbeitsplätze mit verstärkter individueller Überwachung (EE und EU),
• Die Bereitstellung der Einrichtungen (Sanitäranlagen, Umkleideräume, Verpflegungsmöglichkeiten usw.),
• Die von der externen Firma zu treffenden Vorkehrungen bei Alleinarbeit oder Nachtarbeit.
• Dem Plan beigefügt sind die technischen Unterlagen zur Untersuchung und Identifizierung von Asbest sowie gegebenenfalls der Asbestkataster.

Wer unterzeichnet den Präventionsplan? Wer wird informiert? Wer kann ihn einsehen?

Die Unternehmensleiter (oder ihre Bevollmächtigten): Sie sind für die Umsetzung dieser Analyse verantwortlich und legen den Präventionsplan fest, um die von jedem Unternehmen – sowohl dem externen als auch dem nutzenden Unternehmen – zu ergreifenden Maßnahmen zu definieren (Art. R. 4512-6 des Arbeitsgesetzbuches). Bei einer Delegation ist Vorsicht geboten! Es muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter über die erforderliche Autorität, Kompetenz und die notwendigen Mittel verfügt (Art. R. 5411-9 des Arbeitsgesetzbuches).

Die Arbeitnehmer: Unabhängig davon, ob es sich um Arbeitnehmer des nutzenden oder des externen Unternehmens handelt, müssen sie von ihrem jeweiligen Unternehmensleiter über die Gefahren informiert werden, denen sie am Arbeitsort ausgesetzt sind. Ebenso müssen sie die Präventionsmaßnahmen kennen, insbesondere die kollektiven Schutzvorrichtungen und die persönliche Schutzausrüstung (PSA).

Der Betriebsrat (CSE/CSSCT): Für das nutzende Unternehmen wird der Betriebsrat vom Unternehmensleiter systematisch über die Sitzungstermine informiert, sobald diese bekannt sind, spätestens jedoch 3 Tage vor Beginn der Begehung, sei es bei der gemeinsamen Vorabinspektion oder bei regelmäßigen Koordinierungssitzungen. Der Betriebsrat kann daran teilnehmen, wenn er dies für notwendig erachtet, ebenso wie der Betriebsrat des externen Unternehmens, und gibt dann eine Stellungnahme zu den Präventionsmaßnahmen ab. Der Präventionsplan wird ihnen zur Verfügung gestellt. Der Unternehmensleiter muss den Betriebsrat über jede Notsituation informieren.

Die Arbeitsaufsichtsbehörde: Sie muss über den Beginn von Arbeiten informiert werden, die einem schriftlichen Präventionsplan unterliegen. Es ist nicht erforderlich, ihr den Präventionsplan zuzusenden; eine einfache E-Mail mit dem Datum des Arbeitsbeginns genügt.

Und…? Schließlich muss der Präventionsplan während der gesamten Dauer der Arbeiten für die Arbeitsaufsichtsbehörde, die Vertreter der Sozialversicherungsträger und gegebenenfalls für die Berufsgenossenschaft für Bau und öffentliche Arbeiten zur Verfügung gehalten werden.

Ist ein Aushang erforderlich?

Das wird oft vergessen, aber ja! An den Ein- und Ausgängen für das Personal des nutzenden Unternehmens müssen die Namen und Arbeitsorte der Mitglieder des Betriebsrats des nutzenden Unternehmens und der externen Unternehmen sowie der Name des Betriebsarztes und der Standort der Sanitätsräume ausgehängt werden.

Wie lange ist ein Präventionsplan gültig? Und wie lange muss er aufbewahrt werden?

Für den Präventionsplan gibt es weder eine gesetzlich vorgeschriebene Gültigkeitsdauer noch eine Aufbewahrungsfrist.

Er ist für die gesamte Dauer des Einsatzes konzipiert und somit dynamisch. In der Praxis überschreiten Präventionspläne selten ein Jahr, es sei denn, es handelt sich um wiederkehrende Dienstleistungen oder Unternehmen mit festen Verträgen. Daher müssen die Unternehmen sicherstellen, dass der Plan bei Bedarf aktualisiert wird, um Änderungen und die tatsächliche Arbeitssituation zu berücksichtigen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn neue Mitarbeiter eingesetzt werden oder neue Anlagen bzw. Ausrüstungen zum Einsatz kommen.

Was die Aufbewahrung betrifft, so kann mangels gesetzlicher Vorgaben eine interne Regelung an andere bestehende Fristen angepasst werden. So beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente der allgemeinen periodischen Prüfung (VGP) beispielsweise 5 Jahre. Die Aufbewahrung dieser Präventionspläne ist sinnvoll, da sie im Falle eines Unfalls (insbesondere bei schweren Vorfällen) während eines durch diese Pläne geregelten Einsatzes angefordert werden können, ebenso wie die damit verbundene Risikoanalyse.